6 Cara Menghadapi Konflik Tim di Tempat Kerja secara Bertahap Menurut Psikologi

seseorang yang mengelola konflik tim. (Magnific)

 

 

JawaPos.com - Konflik di tempat kerja hampir tidak mungkin dihindari. Ketika beberapa orang dengan latar belakang, karakter, pengalaman, cara berpikir, dan kepentingan yang berbeda harus bekerja bersama, perbedaan pendapat pasti akan muncul.

 

Ada yang ingin pekerjaan dilakukan dengan cepat, sementara yang lain lebih berhati-hati. Ada yang terbiasa berbicara secara langsung, sementara rekan kerja lainnya membutuhkan pendekatan yang lebih halus.

Masalahnya bukan selalu tentang ada atau tidak adanya konflik.

Yang jauh lebih penting adalah bagaimana konflik tersebut dikelola.

Konflik yang dibiarkan terlalu lama dapat berkembang menjadi ketegangan, saling menyalahkan, komunikasi pasif-agresif, menurunnya kepercayaan, bahkan membuat anggota tim enggan bekerja sama. Sebaliknya, konflik yang ditangani dengan tenang dapat menjadi kesempatan untuk memahami sudut pandang yang berbeda dan memperbaiki cara kerja tim.

Dalam psikologi, kita dapat melihat konflik bukan sekadar sebagai pertengkaran, tetapi sebagai situasi ketika kebutuhan, tujuan, persepsi, atau kepentingan beberapa orang terasa tidak selaras.

Karena itu, menyelesaikan konflik tidak selalu berarti membuat semua orang sepakat.

Kadang-kadang, tujuan yang lebih realistis adalah membuat orang mampu berbeda pendapat tanpa saling menghancurkan hubungan kerja.

Dilansir dari Psychology Today pada Jumat (25/9), jika kamu sedang menghadapi konflik dalam tim, jangan merasa harus menyelesaikannya dalam satu percakapan. Beberapa konflik membutuhkan waktu. Pendekatan yang terlalu terburu-buru justru dapat membuat emosi semakin tinggi.

Cobalah melakukannya perlahan melalui enam cara berikut.

1. Jangan langsung bereaksi ketika emosi sedang tinggi

Salah satu kesalahan yang sering terjadi ketika konflik muncul adalah merespons terlalu cepat.

Seseorang mengirim pesan yang terdengar menyalahkan. Kita langsung membalas. Rekan kerja menyampaikan kritik di depan anggota tim lain. Kita langsung membela diri. Atasan mempertanyakan hasil pekerjaan. Kita merasa diserang dan spontan membalas dengan nada yang sama.

Padahal, ketika seseorang sedang marah, kecewa, takut, atau merasa terancam, kemampuan untuk memproses informasi secara tenang dapat terganggu.

Itulah sebabnya langkah pertama dalam mengelola konflik bukan selalu "bicara".

Kadang-kadang langkah pertama justru adalah berhenti sejenak.

Tarik napas. Beri diri sendiri waktu. Jangan langsung mengirim pesan panjang ketika emosi sedang memuncak. Jika memungkinkan, tunggu sampai kondisi emosional lebih stabil sebelum membahas persoalan.

Ini bukan berarti menghindari konflik.

Ini adalah cara untuk memastikan bahwa kamu tidak membuat keputusan berdasarkan emosi sesaat.

Cobalah bertanya kepada diri sendiri:

Apa sebenarnya yang membuat saya marah?
Apakah saya sedang merasa tidak dihargai?
Apakah masalahnya benar-benar sebesar yang saya rasakan sekarang?
Apa fakta yang saya ketahui?
Apa yang hanya merupakan asumsi saya?
Apa tujuan saya ketika membicarakan masalah ini?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut membantu memisahkan fakta dari interpretasi.

Misalnya, seorang rekan kerja terlambat mengirim laporan.

Faktanya: laporan terlambat dua hari.

Interpretasinya mungkin: "Dia memang tidak menghargai saya."

Keduanya bukan hal yang sama.

Dengan membedakan fakta dan asumsi, kamu memiliki ruang untuk merespons masalah secara lebih rasional.

Jika perlu, gunakan kalimat sederhana:

"Saya ingin membicarakan ini, tetapi saya rasa kita sebaiknya melakukannya ketika suasana sudah lebih tenang."

Kalimat seperti itu dapat menjadi bentuk pengendalian diri, bukan kelemahan.

2. Dengarkan untuk memahami, bukan untuk membalas

Dalam konflik, banyak orang sebenarnya tidak sedang mendengarkan.

Mereka sedang menunggu giliran untuk berbicara.

Ketika rekan kerja menjelaskan sudut pandangnya, kita mungkin sibuk menyusun jawaban di kepala. Kita mencari kelemahan dalam perkataannya. Kita mengingat kesalahan masa lalu. Kita menyiapkan pembelaan.

Akibatnya, percakapan berubah menjadi kompetisi.

Siapa yang paling benar?

Siapa yang paling kuat argumennya?

Siapa yang harus meminta maaf?

Padahal, penyelesaian konflik sering kali membutuhkan sesuatu yang lebih sederhana: memahami bagaimana orang lain melihat situasi tersebut.

Mendengarkan bukan berarti menyetujui.

Kamu bisa memahami alasan seseorang tanpa menganggap semua tindakannya benar.

Misalnya, seorang anggota tim berkata:

"Saya merasa setiap kali rapat, pendapat saya langsung dipotong."

Daripada langsung menjawab:

"Tidak benar. Saya juga sering memberi kamu kesempatan."

Cobalah mengatakan:

"Jadi kamu merasa pendapatmu belum mendapatkan ruang yang cukup ketika rapat?"

Kalimat tersebut menunjukkan bahwa kamu sedang mencoba memahami pengalaman orang tersebut.

Setelah itu, kamu dapat menyampaikan perspektifmu.

"Saya mengerti kenapa kamu merasa seperti itu. Dari sisi saya, saya sebenarnya memotong pembicaraan karena waktu rapat sering terbatas. Tapi saya bisa memahami bahwa cara saya melakukannya mungkin membuat kamu merasa tidak didengarkan."

Perhatikan perbedaannya.

Tidak ada pihak yang langsung dinyatakan sebagai pemenang atau pecundang.

Ada usaha untuk memahami.

Dalam komunikasi interpersonal, kemampuan untuk mendengarkan secara aktif dapat membantu mengurangi kesalahpahaman karena seseorang memiliki kesempatan untuk menjelaskan maksud dan pengalamannya secara lebih lengkap.

Karena itu, ketika menghadapi konflik, cobalah menahan dorongan untuk langsung mengatakan:

"Tapi..."

Gantilah dengan:

"Coba jelaskan dari sudut pandangmu."

Terkadang, kalimat sederhana tersebut membuka jalan menuju penyelesaian yang jauh lebih baik.

3. Pisahkan masalah dari pribadi seseorang

Ini merupakan salah satu prinsip penting dalam mengelola konflik tim.

Ketika seseorang melakukan kesalahan, kita mudah mengubah masalah perilaku menjadi penilaian terhadap karakter.

Contohnya:

"Dia terlambat mengerjakan tugas."

berubah menjadi:

"Dia memang pemalas."

Atau:

"Dia tidak mengikuti prosedur."

berubah menjadi:

"Dia memang tidak bisa bekerja sama."

Masalahnya, ketika konflik berubah menjadi serangan terhadap karakter, orang biasanya menjadi lebih defensif.

Pembicaraan tidak lagi berfokus pada solusi.

Mereka mulai berusaha melindungi harga diri.

Karena itu, cobalah fokus pada perilaku, situasi, dan dampaknya, bukan memberikan label terhadap pribadi seseorang.

Daripada mengatakan:

"Kamu selalu tidak bertanggung jawab."

Lebih baik:

"Dalam dua proyek terakhir, laporan yang menjadi tanggung jawabmu terlambat sehingga pekerjaan anggota tim lain ikut tertunda."

Kalimat kedua jauh lebih spesifik.

Ada perilaku yang dapat dibicarakan.

Ada dampak yang dapat dievaluasi.

Dan ada peluang untuk mencari solusi.

Pendekatan ini juga membantu menghindari kata-kata absolut seperti "selalu", "tidak pernah", "memang", atau "kamu itu orangnya..."

Karena konflik biasanya menjadi lebih panas ketika seseorang merasa identitasnya sedang diserang.

Ingat:

Kritik terhadap sebuah perilaku tidak harus menjadi serangan terhadap harga diri seseorang.

Kamu dapat mengatakan bahwa suatu tindakan bermasalah tanpa mengatakan bahwa orangnya buruk.

4. Gunakan komunikasi yang jelas dan tidak menyerang

Setelah emosi lebih stabil dan kedua pihak sudah memiliki kesempatan untuk berbicara, langkah berikutnya adalah menyampaikan masalah dengan jelas.

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah berbicara berdasarkan pola:

situasi → perilaku → dampak → kebutuhan atau harapan.

Misalnya:

"Dalam beberapa rapat terakhir, ketika pembagian tugas dilakukan, saya sering mengetahui perubahan tugas setelah rapat selesai. Akibatnya, saya kesulitan menyesuaikan pekerjaan dan beberapa bagian menjadi terlambat. Ke depan, saya berharap setiap perubahan tugas bisa dikonfirmasi bersama sebelum rapat ditutup."

Perhatikan bahwa kalimat tersebut tidak mengatakan:

"Kamu selalu membuat pekerjaan saya berantakan."

Fokusnya adalah situasi dan dampak.

Komunikasi seperti ini juga membantu seseorang menyampaikan kebutuhan tanpa harus menyalahkan.

Kamu dapat menggunakan kalimat:

"Saya merasa..."
"Yang saya khawatirkan adalah..."
"Saya membutuhkan..."
"Menurut saya, masalah utamanya adalah..."
"Ke depan, saya berharap..."
"Apa solusi yang menurutmu paling realistis?"

Namun, komunikasi yang baik bukan berarti harus selalu berbicara lembut.

Ada saatnya kita perlu bersikap tegas.

Perbedaan antara tegas dan agresif terletak pada cara menyampaikan kebutuhan tanpa merendahkan orang lain.

Tegas berarti:

"Saya tidak bisa mengambil tugas tambahan ini minggu ini karena ada dua tenggat yang harus saya selesaikan. Kita bisa membahas pembagian tugas lain setelah pekerjaan tersebut selesai."

Agresif mungkin berbunyi:

"Jangan terus memberikan pekerjaan kepada saya. Saya bukan satu-satunya orang di tim ini."

Pesannya mungkin sama: beban kerja terlalu banyak.

Tetapi dampaknya berbeda.

Komunikasi yang tegas menjaga batas sekaligus tetap membuka ruang kerja sama.

5. Cari solusi yang bisa dijalankan, bukan sekadar siapa yang salah

Dalam konflik, sangat mudah terjebak pada masa lalu.

"Siapa yang memulai?"

"Siapa yang salah?"

"Siapa yang lebih dulu melakukan?"

Pertanyaan tersebut kadang memang penting untuk memahami situasi. Namun, jika percakapan berhenti di sana, konflik bisa berputar tanpa menghasilkan perubahan.

Karena itu, setelah masalah dipahami, arahkan pembicaraan menuju:

"Lalu apa yang bisa kita lakukan sekarang?"

Misalnya, konflik terjadi karena pembagian tugas dalam tim sering tidak jelas.

Solusinya mungkin bukan meminta seseorang meminta maaf berulang kali.

Solusinya bisa berupa:

membuat pembagian tugas tertulis;
menentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap pekerjaan;
menetapkan tenggat yang jelas;
melakukan pengecekan progres secara berkala;
menentukan siapa yang mengambil keputusan ketika terjadi perbedaan pendapat;
menggunakan satu kanal komunikasi untuk perubahan pekerjaan.

Dengan kata lain, beberapa konflik interpersonal sebenarnya diperburuk oleh masalah sistem kerja.

Dua orang mungkin terus bertengkar karena masing-masing merasa pihak lain tidak menjalankan tanggung jawab.

Padahal, masalah utamanya bisa saja karena pembagian tanggung jawab memang tidak pernah dibuat jelas.

Karena itu, jangan hanya bertanya:

"Siapa yang bermasalah?"

Tanyakan juga:

"Apakah cara kerja kita menciptakan kondisi yang membuat masalah ini mudah terjadi?"

Pertanyaan tersebut dapat mengubah konflik personal menjadi persoalan yang bisa diperbaiki bersama.

6. Bangun kembali kepercayaan secara perlahan

Menyelesaikan konflik bukan berarti hubungan langsung kembali seperti sebelumnya.

Kadang-kadang, setelah pertengkaran selesai, masih ada rasa canggung.

Masih ada keraguan.

Masih ada kekhawatiran bahwa masalah yang sama akan muncul kembali.

Karena itu, tahap terakhir adalah membangun kembali kepercayaan secara perlahan.

Kepercayaan di tempat kerja biasanya tidak dibangun hanya melalui kata-kata.

Ia dibangun melalui perilaku yang konsisten.

Jika kamu mengatakan akan mengirim laporan pada hari Jumat, usahakan benar-benar mengirimkannya pada hari Jumat.

Jika kamu berjanji akan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk menyampaikan pendapat, lakukan ketika rapat berikutnya berlangsung.

Jika kamu mengatakan ingin memperbaiki komunikasi, tunjukkan melalui komunikasi yang lebih jelas.

Dengan kata lain:

jangan hanya mengatakan bahwa keadaan akan berubah. Tunjukkan perubahan melalui tindakan kecil yang konsisten.

Tidak perlu memaksa hubungan menjadi akrab kembali.

Kamu tidak harus menjadi sahabat semua anggota tim.

Hubungan profesional yang sehat tidak selalu membutuhkan kedekatan emosional yang tinggi.

Yang lebih penting adalah adanya rasa hormat, kejelasan, kepercayaan dalam pekerjaan, dan kemampuan untuk bekerja sama meskipun terdapat perbedaan.

Konflik Tidak Selalu Harus Dihilangkan

Salah satu kesalahpahaman tentang kerja tim adalah anggapan bahwa tim yang sehat adalah tim yang tidak pernah mengalami konflik.

Padahal, perbedaan pendapat bisa menjadi bagian normal dari kerja bersama.

Anggota tim mungkin memiliki cara berbeda dalam menyelesaikan masalah. Mereka mungkin melihat risiko yang berbeda. Mereka mungkin memiliki prioritas yang berbeda.

Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana konflik tersebut dikelola.

Ada perbedaan antara:

"Saya tidak setuju dengan ide ini karena alasan A, B, dan C."

dan:

"Ide kamu memang tidak masuk akal."

Yang pertama adalah perbedaan pendapat.

Yang kedua sudah bergerak ke arah serangan personal.

Karena itu, jangan selalu takut terhadap perbedaan.

Yang perlu dibangun adalah kemampuan untuk berbeda pendapat dengan tetap menjaga rasa hormat.

Jangan Berusaha Menyelesaikan Semuanya dalam Satu Hari

Mengelola konflik membutuhkan kesabaran.

Kadang-kadang kita ingin segera mendapatkan jawaban, permintaan maaf, atau perubahan perilaku. Tetapi hubungan antarmanusia tidak bekerja seperti memperbaiki mesin.

Ada emosi.

Ada pengalaman masa lalu.

Ada persepsi.

Ada rasa kecewa.

Dan semuanya membutuhkan waktu.

Jika konflik sudah berlangsung lama, jangan berharap satu percakapan langsung menghilangkan semua masalah.

Mulailah dari hal kecil.

Hari ini, mungkin cukup dengan mendengarkan.

Besok, mungkin cukup dengan memperbaiki satu pola komunikasi.

Minggu berikutnya, mungkin mulai membuat aturan kerja yang lebih jelas.

Setelah itu, lihat apakah hubungan dan pola kerja mulai berubah.

Perubahan kecil yang konsisten sering kali lebih realistis daripada keputusan besar yang dibuat ketika emosi sedang tinggi.

Pada Akhirnya, Tujuannya Bukan Menang

Dalam konflik tim, kemenangan pribadi belum tentu menghasilkan tim yang lebih sehat.

Kamu mungkin berhasil membuktikan bahwa kamu benar.

Tetapi jika setelah itu anggota tim saling tidak percaya, komunikasi menjadi buruk, dan pekerjaan semakin sulit dilakukan, masalah sebenarnya belum selesai.

Tujuan mengelola konflik adalah menciptakan kondisi ketika orang dapat kembali bekerja dengan lebih jelas, lebih aman untuk berbicara, dan lebih mampu memahami batas serta tanggung jawab masing-masing.

Jadi, jika kamu sedang menghadapi konflik di tempat kerja, jangan terburu-buru mencari siapa yang harus disalahkan.

Mulailah perlahan:

tenangkan diri, dengarkan, pisahkan perilaku dari pribadi, komunikasikan masalah dengan jelas, cari solusi yang konkret, lalu bangun kembali kepercayaan melalui tindakan yang konsisten.

Tidak semua konflik akan berakhir dengan kedua pihak sepenuhnya sepakat.

Namun, konflik tetap dapat dikelola dengan cara yang lebih dewasa.

Karena dalam dunia kerja, kemampuan bekerja sama bukan berarti selalu memiliki pendapat yang sama.

Kemampuan bekerja sama adalah kemampuan untuk tetap menghormati satu sama lain ketika pendapat kita berbeda.***