1-3-5 Rule: Cara Mengatur Tugas agar Tak Kewalahan

JawaPos.com - Banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan dalam sehari sering membuat daftar tugas semakin panjang. Alih-alih membantu, daftar yang terlalu banyak justru dapat membuat seseorang kesulitan menentukan pekerjaan yang harus didahulukan.

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengatur pekerjaan adalah 1-3-5 Rule. Metode ini membagi target harian menjadi sembilan tugas, yakni satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil.

Konsep tersebut membantu seseorang menentukan prioritas sebelum memulai aktivitas. Dengan jumlah tugas yang dibatasi, pekerjaan dapat disesuaikan dengan waktu dan energi yang tersedia.

Baca Juga: Fasilitas Mewah di Lapas Cibinong Seret Nama Ferdy Sambo hingga Harvey Moeis

Apa Itu 1-3-5 Rule?

1-3-5 Rule merupakan metode perencanaan harian yang membagi pekerjaan berdasarkan tingkat dan ukuran tugas. Dalam satu hari, seseorang memilih sembilan tugas dengan komposisi tertentu.

Satu tugas besar menjadi pekerjaan utama yang dianggap paling penting untuk diselesaikan pada hari tersebut. Biasanya, tugas ini membutuhkan sekitar dua hingga tiga jam waktu fokus.

Tiga tugas sedang merupakan pekerjaan yang tetap penting, tetapi memiliki cakupan lebih terbatas. Setiap tugas dapat membutuhkan waktu sekitar 30 hingga 60 menit.

Sementara itu, lima tugas kecil merupakan pekerjaan sederhana yang dapat diselesaikan dalam waktu sekitar 10 hingga 20 menit. Contohnya membalas pesan, melakukan persetujuan, membuat janji atau menyelesaikan tindak lanjut.

Dengan pembagian tersebut, seseorang tidak perlu memenuhi seluruh waktu kerja dengan pekerjaan yang telah direncanakan. Ruang kosong tetap diperlukan untuk rapat maupun pekerjaan mendadak.

Cara Menerapkan 1-3-5 Rule

Baca Juga: Film Yuni Tayang di Netflix, Angkat Isu Tekanan Sosial Perempuan

1. Buat daftar semua pekerjaan

Sebelum menentukan prioritas, tuliskan terlebih dahulu seluruh pekerjaan yang perlu dilakukan. Proses ini dapat dilakukan melalui brain dump, yakni menuangkan berbagai tugas yang ada di pikiran tanpa langsung menentukan urutannya.

Cara tersebut membantu melihat keseluruhan pekerjaan sebelum memilih tugas yang paling penting.

2. Tentukan satu tugas utama

Setelah semua tugas dicatat, pilih satu pekerjaan yang paling penting untuk diselesaikan. Tanyakan kepada diri sendiri, "Jika hanya satu pekerjaan yang selesai hari ini, tugas apa yang membuat hari tetap terasa produktif?"

Tugas utama sebaiknya berkaitan dengan target atau proyek yang sedang dikerjakan. Jangan menjadikan pekerjaan yang sekadar paling sering muncul sebagai prioritas utama.

3. Tambahkan tiga tugas sedang dan lima tugas kecil

Setelah menentukan tugas besar, pilih tiga pekerjaan sedang dan lima pekerjaan kecil.

Pastikan ukuran setiap tugas realistis. Pekerjaan yang terlihat sederhana tetapi ternyata membutuhkan waktu hingga 90 menit sebaiknya dimasukkan ke dalam kategori tugas sedang.

Jika sebuah tugas masih terlalu luas, pecah menjadi pekerjaan yang lebih spesifik agar dapat diselesaikan dalam satu sesi.

4. Masukkan ke jadwal

Daftar tugas akan lebih mudah diterapkan jika memiliki waktu pengerjaan yang jelas. Tempatkan tugas besar pada waktu ketika energi dan konsentrasi sedang berada pada kondisi terbaik.

Tugas-tugas kecil dapat dikelompokkan dalam satu atau dua sesi agar tidak selalu sering berpindah fokus.

Baca Juga: Puluhan Siswa Jenjang SMA Sukses Raih Kemenangan OSN 2026 di Universitas Muhammadiyah Malang

5. Susun daftar sehari sebelumnya

Daftar 1-3-5 dapat dibuat pada malam hari sebelum aktivitas dimulai. Dengan begitu, pagi hari dapat langsung digunakan untuk mengerjakan tugas tanpa menghabiskan waktu untuk menentukan prioritas.

Selain itu, kebiasaan ini juga dapat mengurangi keputusan kecil yang harus dibuat pada awal hari.

Komposisi 1-3-5 tidak harus selalu diterapkan secara kaku. Metode ini dapat disesuaikan dengan kondisi pekerjaan.

Jangan Menambahkan Tugas Kesepuluh

Salah satu bagian penting dari 1-3-5 Rule adalah batas jumlah tugas. Ketika pekerjaan baru muncul setelah daftar selesai dibuat, jangan langsung menambahkannya sebagai tugas kesepuluh.

Tugas tersebut dapat dicatat dalam daftar lain untuk dipertimbangkan pada hari berikutnya. Jika pekerjaan baru benar-benar mendesak, masukkan pekerjaan tersebut dengan menggantikan salah satu tugas yang sudah ada.

Evaluasi Setelah Menggunakannya

Metode ini juga perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman selama beberapa hari. Catat berapa banyak tugas yang berhasil diselesaikan dan kategori mana yang paling sering tidak tercapai.

Setelah sekitar dua minggu, pola pekerjaan biasanya mulai terlihat. Misalnya, tugas sedang terlalu banyak, tugas besar selalu dijadwalkan terlalu sore atau tugas kecil ternyata membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan.

Catatan tersebut dapat digunakan untuk menyesuaikan pembagian tugas pada hari berikutnya.

Kategori

Follow Us

Join Whatsapp Channel

1-3-5 Rule: Cara Mengatur Tugas agar Tak Kewalahan

Tags

Artikel Terkait

Terpopuler

Download Aplikasi JawaPos.com