Ditjen Hortikultura Lakukan Sosialisasi Penyusutan Dokumen Kearsipan

JawaPos.com - Direktorat Jenderal Holtikultura melakukan peringkasan dokumen dengan melakukan penyusutan arsip sesuai kaidah-kaidah kearsipan sehingga bisa lebih efisien dan efektif dalam mengelola dokumen.

Kepala Bagian Umum Setditjen Hortikultura Sri Haryati dalam Sosialisasi Penyusutan Arsip Inaktif lingkup Direktorat Jenderal Hortikultura, menghimbau agar pejabat fungsional arsiparis dan pengelola arsip di Ditjen Hortikultura segera melakukan pengklasifikasian arsip yang telah memasuki masa akhir retensinya.

“Pelaksanaan peyusutan arsip ini sebagai bagian dari kepatuhan Kementerian Pertanian khususnya Direktorat Jenderal Hortikultura dalam menyelenggarakan fungsi kearsipan sesuai aturan perundang-perundangan. Saya berharap para Arsiparis dapat melaksanakan kegiatan ini sesegera mungkin dengan melakukan penyerahan arsip ke Unit Kearsipan I Kementerian Pertanian”, tuturnya di Malang, Jawa Timur, Kamis (05/12).

Kasubag Kearsipan Kementan, Luh Putu Yuni juga menghimbau kepada seluruh peserta rapat untuk memperhatikan 4 instrumen kearsipan yaitu Pola Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip, dan Level Keamanan Akses Arsip dalam pengelolaan arsip di Ditjen Hortikultura.
“Kepatuhan tersebut dihadapkan dengan inovasi atau compliance over substance, maka arsip yang diserahkan harus memiliki daftar arsip atau sudah diklasifikasikan di unit pengolah, bukan yang dalam karung atau kardus rokok”, jelasnya.

Sejauh ini Kementerian Pertanian menduduki peringkat ke-5 pengelolaan arsip dari 34 Kementerian/Lembaga. Kementan juga menjadi satu-satunya Instansi pemerintah yang mendapatkan nilai istimewa pada pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Penghargaan diperoleh menyusul terobosan membangun budaya dan mindset digital dalam proses transformasi di organisasi. Budaya digital tersebut meliputi transformasi sistem, proses bisnis dan perilaku setiap kegiatan kementerian, termasuk pengarsipan. Ke depannya Kementerian Pertanian akan menerapkan cyber-physical systems, the Internet of things, cloud computing, dan komputasi kognitif.

Direktorat Jenderal Hortikultura menjadi salah satu referensi studi banding bagi pejabat fungsional arsiparis di berbagai Kementerian/Lembaga. Hal inilah yang menjadikan Direktorat Jenderal Hortikultura giat mengelola arsipnya dengan baik dan benar. Senada dengan yang dikatakan oleh Kasubag Tata Usaha dan Rumah Tangga Ditjen Hortikultura, Ina Ngana, bahwa pengelolaan arsip memang harus didukung oleh pimpinan di unit kerja masing-masing.

"Arsip seringkali menjadi pokok masalah yang berakibat pada hilangnya aset Negara, sehingga pemerintah harus melakukan langkah-langkah preventif agar tidak terjadi kehilangan arsip seperti yang sering terjadi pada berbagai instansi pemerintah”, pungkasnya.

Pertemuan Sosialisasi ini yang diselenggarakan di Hotel Atria Malang ini diikuti 50 orang peserta dari 6 Direktorat lingkup Ditjen Hortikultura dan perwakilan dari Dinas Tanaman Pangan, Hortikultura & Perkebunan Kabupaten Malang.