”Berwisata” ke Ruang Arsip Kota Delta

Mendengar kata arsip, terkadang langsung terlintas bayangan tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruang penuh kertas berserakan, hingga petugas yang kurang bergairah. Padahal, kearsipan adalah sangat penting. Lantas, bagaimana kondisi pengarsipan di Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Pemkab Sidoarjo?

ARISKI PRASETYO HADI

DINAS Perpustakaan dan Kearsipan baru ada di Sidoarjo. Sejatinya, salah satu instansi di lingkungan pemkab itu lama, tapi nama baru. Sebab, sebelumnya berbentuk kantor. Belum menjadi dinas.

Perubahan tersebut sejalan dengan perombakan organisasi perangkat daerah (OPD). Pemkab pun menaikkan status SKPD yang menangani perpustakaan dan kearsipan itu.

Dinas tersebut berlokasi di Jalan Jaksa Agung Suprapto 5. Dari depan, bangunan dua lantai itu tampak megah. Sebagai penanda, di atap bagian tengah bangunan tersebut ada tulisan Perpustakaan Kabupaten Sidoarjo.

”Beginilah kondisinya,” kata Pelaksana Tugas (Plt) Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Sutjipto saat Jawa Pos ingin melihat kearsipan di Pemkab Sidoarjo.

Ruang penyimpanan arsip itu terletak di pojok kanan bagian belakang. Ukurannya sekitar 10 x 15 meter. Enam pegawai tampak sibuk membongkar-bongkar karung. Tiga orang anak muda terlihat ikut membantu.

Rupanya, mereka adalah mahasiswa yang sedang magang. Sesekali, mahasiswa itu memperhatikan apa yang dilakukan pegawai dinas. Setelah dikeluarkan, isi dalam karung tersebut ternyata tumpukan arsip dari salah satu SKPD di Sidoarjo.

Pegawai itu lantas mencontohkan bagaimana menata arsip. Rekaman kegiatan tersebut dipilah sesuai dengan tanggal dan jenisnya. Setelah terpilah, dimasukkan ke boks biru. Sebagai penanda, di bagian depan kardus itu diberi keterangan.

Misalnya, jenis berkas, tahun pemberkasan, dan asal SKPD. Di ruang itu ada sepuluh rak besi. Ribuan boks biru menjejali setiap rak. Tidak ada lagi ruang kosong untuk menyimpan berkas tambahan.

Semuanya sudah penuh sesak. Selain disimpan dalam rak terbuka, di ruang itu juga terdapat Roll O Pack. Yaitu, tempat menyimpan file yang lebih aman. Bentuknya seperti lemari besi. Tingginya sekitar 2 meter.

Berkas yang disimpan di Roll O Pack itu dijamin lebih safety. Untuk membuka benda tersebut, harus digunakan sidik jari. Hanya arsiparis (orang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan) tertentu yang bisa membuka tempat penyimpanan tersebut.

”Saya tidak bisa membukanya,” ujar Sutjipto. Lantai 1 dan 2 dinas tersambung dengan anak tangga. Namun, anak tangga itu tidak hanya berfungsi sebagai tempat berjalan, melainkan juga sebagai tempat menyimpan arsip.

Ratusan boks biru tertata di kanan. Penuh sampai ke atas. Pegawai yang melintas di anak tangga harus mau berbagi dengan arsip. Tampak kapur barus ada di kotak berkas untuk mencegah timbulnya jamur.

Kondisi ruang penyimpan arsip di lantai 2 lebih penuh daripada di lantai 1. Rak-rak besi full dengan boks biru. Saking penuhnya, ada sebagian berkas yang diletakkan di meja dan lantai.