5 Cara Manajemen Email Agar Lebih Efektif dan Produktif

JawaPos.com - Di zaman sekarang, email telah menjadi salah satu alat yang berguna dalam berbagai hal. Tidak hanya berguna untuk para pelajar, email juga sangat berguna untuk pekerja kantoran.

Bagi pekerja yang kerjaannya berkutat dengan internet, email menjadi salah satu media berkomunikasi. Baik atasan ke bawahan atau sesama rekan kerja, email menjadi alat untuk menjalin komunikasi.

Maka dari itu, jangan kaget jika email seorang pekerja kantoran bisa penuh. Keadaan seperti ini bisa saja membuat seorang pekerja lupa akan email penting perusahaan.

Dikutip dari Rockcontent, berikut ini adalah deretan cara manajemen atau mengelola email agar lebih efektif dan produktif.

Membersihkan Inbox

Inbox menjadi tempat di mana email masuk. Namun, tidak jarang inbox dipenuhi dengan email tidak penting seperti spam atau promosi.

Inbox penuh bisa membuat kamu secara tidak sadar melewati email penting dari atasan atau rekan kerja.

Rajin-rajinlah menghapus atau membersihkan inbox email. Kamu bisa menghapus email di inbox secara sesuai dengan tahun atau tanggalnya.

Filter Email

Cara selanjutnya yaitu dengan mengkurasi atau filter email masuk. Seperti disebutkan sebelumnya, inbox bisa penuh karena banyak email promosi atau spam yang memenuhinya.

Maka dari itu, filter email yang masuk akan mudah membuatmu lebih produktif. Caranya pun sangat mudah, berikut ini adalah cara mengaktifkan fitur filter email di Gmail:

1. Bukan akun Gmail.

2. Klik kolom Search atau Telusuri yang ada di bagian atas.

3. Di bagian kanan kolom, klik ikon filter.

4. Di sini kamu bisa mengkurasi email yang ingin dilihat. Bisa dari pengirim, tahun, hingga mengandung kata tertentu di badan emailnya.

Organisir Email

Email yang masuk akan jadi jauh lebih rapi jika diorganisir. Dengan mengorganisir email yang masuk, kamu jadi tahu mana email dari atas, rekan kerja, atau keperluan pribadi.

Di Gmail caranya sangat mudah. Pada menu sidebar di sebelah kiri, klik opsi Label.

Jika kamu mau menambahkan, klik ikon plus atau tambah di sebelah Label. Setelah itu, kamu bisa mengorganisir email yang masuk ke inbox.

Metode Touch It Once

Ada metode yang sangat membantu untuk kamu yang ingin mengelola email bernama touch it once. Prinsip metode ini adalah sekali klik, langsung laksanakan sampai selesai.

Cara yaitu sekali membuka email masuk, langsung baca dan kerjakan apa yang ditugaskan, kirim pekerjaan, kemudian beralih ke email selanjutnya. Kamu tidak boleh untuk menunda pekerjaan yang didapat setelah membuka email tersebut.

Metode ini memang terdengar mudah. Namun, banyak yang merasa kesulitan karena kita cenderung menunda untuk mengerjakan email tersebut.

1 Minute Rule

Metode selanjutnya yaitu masih berhubungan dengan touch it once, yaitu 1 minute rule. Konsep dari metode ini adalah, jika tugas dari email yang diberikan bisa selesai dalam satu menit, maka segera lakukan.

Setelah selesai, hapus email tersebut jika sudah tidak diperlukan lagi. Metode ini juga membantu dalam membersihkan inbox.

***