Hari Libur Saatnya Refleksi: Jika Anda Merasa Tertinggal dan Kewalahan dalam Pekerjaan, 7 Tips dari Ahli Ini Akan Membantu Anda

JawaPos.com - Hari libur menjadi waktu yang tepat untuk refleksi. Pernahkah Anda mengalami pekerjaan menumpuk hingga membuat Anda merasa tertinggal dan kewalahan dalam pekerjaan?

Tenang, Anda tidak sendirian, karena para ahli sekalipun pasti pernah mengalaminya. Bedanya, mereka mengatasi hal tersebut dan menyelesaikan pekerjaannya.

Dilansir JawaPos.com dari huffpost pada Selasa (26/5), berikut ini tujuh tips dari para ahli yang bisa membantu Anda saat Anda merasa tertinggal dan kewalahan dalam pekerjaan.

1. Mintalah Bantuan

Tips pertama datang dari Ian Henry, seorang editor di majalah Wired sekaligus penulis buku yang akan segera terbit berjudul “Seen, Heard, and Paid: The New Work Rules for the Marginalized”: Duduk dan cobalah mengatur semuanya berdasarkan tingkat kepentingan.

Tidak mudah memang untuk berhenti sejenak dan mencoba memahami keseluruhan cakupan pekerjaan Anda, terutama saat Anda tertinggal dan kewalahan, mungkin rasanya konyol.

Tapi, penting untuk Anda berhenti, beristirahat, dan mendapat sedikit kejernihan mental.

Setelah Anda merasa segar kembali, kembalilah dan cobalah mengatur tugas serta daftar pekerjaan Anda berdasarkan prioritas, kepentingan, lalu pendelegasian.

Pendelegasian tidak harus selalu meminta bantuan orang lain untuk mengerjakannya. Tapi juga menegosiasikan agar diberi lebih banyak waktu atau meminta atasan mengurangi beban kerja karena Anda kewalahan.

Jangan terjebak dalam pola pikir bahwa Anda harus menguasai semua tugas dan melakukan semuanya sendiri.

Hal tersebut hanya akan berdampak buruk pada Anda dan tidak adil bagi Anda atau orang-orang yang bekerja dengan Anda.

2. Keluarkan Semua yang Ada Di Kepala dan Tuangkan Ke Atas Kertas

Tips kedua dari Anna Dearmon Kornick, seorang pelatih manajemen waktu dan pembawa acara podcast “It’s About Time”: Keluarkan semua yang ada di kepala Anda dan tuliskan di atas kertas.

Ambil selembar putih kosong dan bagi menjadi empat kuadran. Tulis di sudut kiri atas 'Harus Dilakukan', di kanan atas 'Sebaiknya Dilakukan', di kiri bawah 'Bisa Dilakukan', dan di kanan bawah 'Ingin Dilakukan'.

Lalu, tuliskan semua yang ada di kepala Anda ke dalam empat kuadran tersebut. Tahukah, ketika Anda memutuskan kemana semuanya ditempatkan, itu sama seperti Anda menggunakan saringan yang menyaring hal-hal ke bagian yang sesuai dan itu benar-benar membantu Anda memperjelas.

Setelah Anda selesai dengan proses pembersihan pikiran dan melihat apa yang ada di dalam daftar hal-hal yang harus dilakukan, Anda akan merasa cukup tenang, karena Anda mengetahui apa yang perlu Anda mulai.

3. Kurangi Beban Proyek

Tips ketiga dari Chris Bailey, penulis “The Productivity Project”: Luangkan lebih banyak waktu untuk merencanakan dan buat daftar semua proyek yang sedang Anda kerjakan.

Kemudian, lihat apakah Anda dapat mendelegasikan beberapa proyek kepada orang lain atau membatalkan beberapa proyek karena proyek tersebut jauh kurang penting dibandingkan yang lain.

Lalu, untuk proyek yang tersisa, lihatlah tenggat waktunya, apakah Anda dapat menyelesaikan semuanya dengan wajar? Tentu dengan mempertimbangkan waktu, perhatian, dan energi yang Anda miliki.

Jika Anda tidak memiliki cukup waktu, maka selesaikan dengan cara tertentu, misal dengan memberi tahu bahwa Anda akan terlambat atau membutuhkan waktu tambahan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Ini akan membantu Anda mengurangi stres secara keseluruhan.

4. Akui ‘Saya Kewalahan dan Saya Butuh Bantuan!’

Tips keempat dari Pamela A. Reed, pelatih manajemen waktu dan penulis buku “Unfinished Business: How to Finish What You Start ... Faster!”: Praktikkan empat hal berikut:

- Akui kalau 'Saya kewalahan dan Saya butuh bantuan!'.

- Prioritaskan daftar tugas, apakah mendesak, saat jam kerja berakhir, atau nanti.

- Batasi gangguan, kurangi scrolling media sosial atau tetapkan waktu tertentu untuk sesi tanya jawab dengan bawahan Anda.

- Menyendiri di balik pintu tertutup untuk jangka waktu tertentu dan fokus sepenuhnya pada penyelesaian tugas.

5. Berkomunikasi dengan Cepat Jika Tugas Anda Melibatkan Orang Lain

Tips kelima dari Rashelle Isip, konsultan produktivitas: Mundur selangkah dan berhenti sejenak, karena menangani begitu banyak hal yang terjadi sekaligus hanya akan menyebabkan kelebihan informasi.

Ambil jeda dengan tidak melihat email dan tidak memeriksa telepon, hanya merenungkan semuanya. Seolah Anda berkata, 'Izinkan Saya mengumpulkan pikiran dan menempatkan diri Saya di tempat dimana Saya dapat memikirkan langkah selanjutnya'.

Lalu, lihat proyek dan tenggat waktu. Lihat juga pekerjaan yang harus Anda lakukan, apa melibatkan orang lain atau tidak. Jika 'Ya', maka komunikasikan kepada mereka.

Jika atasan mengharapkan sesuatu dari Anda, segera komunikasikan kepada mereka, misal 'ini adalah jadwal baru' atau sekadar memberi tahu apa yang sedang terjadi.

6. Ajukan Satu Pertanyaan Klarifikasi pada Diri Sendiri

Tips keenam dari Katie Wussow, pelatih bisnis untuk para kreatif dan pembawa acara podcast “The Game Changer”: Tentukan prioritas yang jelas.

Jika Anda bekerja dalam tim dan memiliki atasan atau pimpinan, tanyakan prioritas tersebut kepada mereka, 'Ini adalah hal-hal yang harus Saya tangani. Apa yang seharusnya menjadi prioritas?'.

Tapi, jika Anda menjadi orang yang harus memutuskan apa yang paling penting, beri pertanyaan klarifikasi pada diri Anda sendiri.

Misal, 'Dari semua hal yang ada di hadapan Saya, apa satu hal yang jika diselesaikan atau dihilangkan, semua hal lain akan menjadi lebih mudah atau tidak relevan? Apa domino yang jika jatuh, akan membuat segalanya menjadi lebih baik?'.

7. Tenangkan Pikiran Anda

Tips terlahir dari Samphy Y, pelatih produktivitas: Terapkan tiga keterampilan, yakni manajemen stres dan ketahanan, prioritas, serta manajemen waktu dan tugas.

Pertama-tama, atasi perasaan kewalahan dengan meditasi atau praktik kesadaran lainnya.

 

Lalu, tuliskan semua tugas atau masalah yang perlu dilakukan atau dipecahkan, karena tempat yang paling baik menyimpan bukan di otak, melainkan dalam daftar tugas atau masalah.

Selanjutnya, prioritaskan dengan menggunakan Matriks Eisenhower. Lakukan apa yang penting dan mendesak. Jadwalkan apa yang penting, tapi tidak terlalu mendesak. Delegasikan tugas yang mendesak, tapi bukan bidang keahlian Anda, dan hilangkan sisanya.

Kadang kala tumpukan tugas bisa diatasi jika Anda bisa fokus. Jika tidak, negosiasikan tenggat waktu, maka Anda akan terkejut dengan pengertiannya orang-orang ketika Anda menjelaskan situasi Anda.

Apa pun itu, semuanya dimulai dengan pikiran yang tenang.***