”Berwisata” ke Ruang Arsip Kota Delta

”Jadi, tempat penyimpanan arsip kami memang sudah overload,” ucap Sutjipto. Pria asli Blora tersebut mengakui, keterbatasan tempat menyimpan memang menjadi permasalahan pelik dalam penyimpanan arsip.

Pihaknya pun harus memanfaatkan ruang kosong untuk menaruh berkas. Kondisi tidak ideal itu sudah disampaikan ke pimpinan daerah. ”Kami sudah sampaikan kondisi saat ini,” ungkapnya.

Menurut dia, untuk menyimpan arsip, dibutuhkan sebuah depo arsip. Dalam depo itu seluruh berkas kiriman SKPD akan dijaga dengan ketat. Petugas akan mengatur penempatan, perawatan, hingga penjagaan file.

”Suhu ruangan bisa diatur agar berkas tidak lekas rusak,” paparnya. Meski belum memiliki depo, Sutjipto tidak lantas patah arang. Setiap arsip kiriman dari dinas dirawatnya. Setiap sebulan sekali petugas memberi kapur barus.

Tujuannya, tidak ada jamur. Selain itu, perawatan ditambah dengan memberikan fumigasi setiap enam bulan sekali. Arsip yang sangat penting bagi pemkab ditempatkan di Roll O Pack tersebut.

Sutjipto mengungkapkan, berkas yang tersimpan di lemari besi itu, antara lain, aset-aset daerah, letter C, serta surat-surat kuno pada tahun 70-an. Dia menyatakan, koleksi lawas itu masih tersimpan aman di dalam Roll O Pack.

”Surat lama masih kami simpan. Saat itu Sidoarjo bentuknya masih kawedanan,” terangnya. Dia menjelaskan, tidak semua arsip dari SKPD disimpan di dinas perpustakaan dan arsip. Namun, berkas yang umurnya lebih dari sepuluh tahun.

Berkas yang masih baru disimpan di dinas masing-masing. Sutjipto mengatakan, ukuran sepuluh tahun menjadi pertimbangan berkas itu masih digunakan atau tidak. ”Berkas yang dirasa penting kami simpan,” jelasnya.

Meski menyediakan tempat penyimpanan arsip seluruh SKPD, dia mengaku belum semua dinas memanfaatkan layanan tersebut. Berdasar catatannya, hanya sebelas instansi yang menyimpan berkasnya.

Di antaranya, dinas penanaman modal dan pelayanan terpadu, dinas kesehatan, RSUD, bagian telematika, badan pengelola keuangan dan aset daerah, serta sekretariat daerah. ”Harusnya kan disimpan di sini demi keamanan,” paparnya.

Selain dinas dari pemkab, instansi lain menitipkan arsipnya. Di antaranya, komisi pemilihan umum daerah (KPUD) dan panitia pengawas pemilu (panwaslu).

”Intinya, kami memberikan pelayanan penyimpanan bukan hanya untuk pemkab. Masyarakat atau pribadi bisa menitipkannya di sini. Gratis,” jelasnya.

Suami Umi Yumiati itu juga gemas dengan perhatian dinas terhadap pentingnya kearsipan. Menurut dia, sejauh ini masih banyak yang abai dengan berkas-berkas SKPD.

Ketika dinas mengirim berkas ke dinas perpustakaan dan arsip untuk disimpan, misalnya. Tidak sedikit yang mencampur baur seluruh arsipnya. Itu menyulitkan petugas.

Idealnya, pengarsipan itu sudah diatur. Dipilah berdasar tanggal, fungsi, dan pentingnya surat. ”Sehingga ketika mencari nanti gampang,” paparnya. (*/c10/hud/sep/JPG)