JawaPos.com - Berkomunikasi dengan orang lain tidak selalu berjalan mulus. Ada kalanya kita berhadapan dengan seseorang yang sulit mengungkapkan pikiran, sering salah memahami perkataan, menjawab terlalu singkat, mudah defensif, atau justru berbicara terlalu panjang tanpa menyampaikan inti pembicaraan.
Situasi seperti ini bisa membuat komunikasi terasa melelahkan. Kita mungkin merasa harus mengulang penjelasan berkali-kali, menebak-nebak maksud lawan bicara, atau bahkan menahan emosi karena percakapan tidak kunjung menemukan titik temu.
Namun, dari sudut pandang psikologi, kemampuan komunikasi seseorang tidak hanya ditentukan oleh seberapa pintar ia berbicara. Komunikasi juga dipengaruhi oleh pengalaman, kepercayaan diri, kemampuan memahami emosi, pola asuh, lingkungan sosial, kecemasan, kebiasaan mendengarkan, hingga cara seseorang memproses informasi.
Karena itu, ketika berhadapan dengan orang yang kurang terampil berkomunikasi, respons yang efektif bukan selalu dengan berbicara lebih keras, lebih cepat, atau lebih dominan. Justru, kita dapat mengatur cara berkomunikasi agar pesan lebih mudah dipahami dan percakapan tetap konstruktif.
Dilansir dari Psychology Today pada Sabtu (26/9), terdapat tujuh cara yang dapat diterapkan.
1. Gunakan Kalimat yang Jelas dan Tidak Berbelit-belit
Salah satu kesalahan yang sering terjadi ketika berkomunikasi dengan orang yang kesulitan memahami pesan adalah memberikan penjelasan yang terlalu panjang sekaligus.
Kita mungkin berpikir bahwa semakin banyak informasi yang diberikan, semakin besar kemungkinan orang tersebut memahami maksud kita. Padahal, informasi yang terlalu banyak justru dapat membuat inti pesan semakin sulit ditangkap.
Dalam psikologi kognitif, kemampuan manusia untuk memproses informasi dalam satu waktu memiliki keterbatasan. Karena itu, menyampaikan pesan secara sederhana dapat membantu mengurangi beban pemrosesan informasi.
Misalnya, daripada mengatakan:
"Kalau memang nanti kamu sempat, sebenarnya saya berharap dokumen itu bisa diselesaikan secepatnya karena besok mungkin akan ada pembahasan mengenai hal tersebut dan saya tidak ingin kita terburu-buru."
Pesan tersebut dapat dibuat lebih langsung:
"Tolong selesaikan dokumen itu hari ini. Besok kita akan membahasnya."
Pesan kedua lebih mudah dipahami karena memiliki struktur yang sederhana: apa yang harus dilakukan dan kapan harus dilakukan.
Bukan berarti kita harus berbicara seperti sedang memberi perintah kepada orang lain. Intinya adalah mengurangi ambiguitas.
Beberapa prinsip sederhana yang bisa digunakan:
Sampaikan satu gagasan utama dalam satu kesempatan.
Hindari terlalu banyak anak kalimat.
Gunakan kata-kata yang familiar.
Jelaskan apa yang Anda harapkan secara spesifik.
Jika masalahnya kompleks, pecah menjadi beberapa bagian.
Misalnya, jika ingin meminta bantuan kepada seseorang, jangan hanya berkata, "Tolong bantu urusan ini."
Lebih jelas jika mengatakan:
"Tolong kirim laporan tersebut melalui email sebelum pukul 15.00."
Semakin konkret pesannya, semakin kecil ruang untuk salah tafsir.
2. Jangan Terburu-buru Menganggap Mereka Tidak Peduli atau Tidak Cerdas
Ketika seseorang sulit merespons percakapan, kita mudah membuat kesimpulan.
"Dia memang tidak mau mendengarkan."
"Dia tidak mengerti apa yang saya katakan."
"Orang ini memang susah diajak bicara."
Padahal, kemampuan komunikasi yang buruk tidak selalu berarti seseorang tidak peduli, tidak cerdas, atau memiliki niat buruk.
Ada orang yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menyusun kata-kata. Ada pula yang merasa gugup ketika berbicara, takut salah, atau tidak terbiasa mengungkapkan perasaan secara verbal.
Karena itu, salah satu keterampilan penting dalam komunikasi adalah menunda penilaian.
Alih-alih langsung menyimpulkan motif seseorang, fokuslah pada perilaku yang terlihat.
Misalnya, daripada berpikir:
"Dia sengaja mengabaikan saya."
Cobalah melihat situasinya secara lebih netral:
"Saya belum mendapatkan respons terhadap pertanyaan saya."
Perbedaan ini terlihat kecil, tetapi dapat mengubah cara kita merespons.
Kesimpulan tentang niat sering kali memicu emosi. Sebaliknya, fokus pada fakta membuat kita memiliki ruang untuk bertanya dan melakukan klarifikasi.
Kita bisa mengatakan:
"Apakah kamu sudah sempat membaca pesannya?"
atau:
"Saya belum mendapat jawaban. Apakah ada bagian yang masih belum jelas?"
Cara ini membuka kesempatan bagi orang tersebut untuk menjelaskan tanpa merasa langsung dituduh.
3. Dengarkan untuk Memahami, Bukan Sekadar Menunggu Giliran Bicara
Komunikasi yang baik bukan hanya tentang kemampuan berbicara. Kemampuan mendengarkan memiliki peran yang sama pentingnya.
Orang yang kurang terampil berkomunikasi terkadang memiliki kesulitan menyampaikan gagasan secara terstruktur. Jika kita hanya mendengarkan kata demi kata, pesan yang sebenarnya ingin disampaikan bisa terlewat.
Karena itu, gunakan active listening atau mendengarkan secara aktif.
Mendengarkan secara aktif berarti memberikan perhatian pada isi pembicaraan sekaligus berusaha memahami maksud dan konteksnya.
Beberapa bentuknya antara lain:
Pertama, jangan langsung memotong pembicaraan.
Berikan waktu kepada orang tersebut untuk menyelesaikan pikirannya.
Kedua, lakukan parafrase.
Parafrase berarti mengulang inti pesan dengan kata-kata sendiri untuk memastikan pemahaman.
Contohnya:
"Jadi, maksudmu masalah utamanya bukan pekerjaannya, tetapi tenggat waktunya terlalu singkat?"
Jika jawabannya "ya", berarti Anda sudah mendapatkan pemahaman yang lebih jelas.
Ketiga, ajukan pertanyaan klarifikasi.
Misalnya:
"Bagian mana yang menurutmu paling sulit?"
atau:
"Ketika kamu mengatakan 'masalahnya belum selesai', maksudnya bagian yang mana?"
Pertanyaan seperti ini lebih efektif daripada langsung mengatakan:
"Kamu sebenarnya ngomong apa, sih?"
Perbedaan pilihan kata tersebut sangat penting. Pertanyaan klarifikasi menunjukkan keinginan memahami, sedangkan kalimat yang merendahkan dapat membuat orang menjadi defensif.
4. Gunakan Pertanyaan yang Membantu Mereka Menjelaskan Pikiran
Orang yang kurang terampil berkomunikasi terkadang mengetahui apa yang mereka rasakan atau pikirkan, tetapi kesulitan mengubahnya menjadi kalimat yang terstruktur.
Dalam situasi seperti itu, pertanyaan yang tepat dapat membantu.
Namun, tidak semua pertanyaan memiliki efek yang sama.
Pertanyaan yang terlalu luas seperti:
"Sebenarnya kamu maunya apa?"
bisa terasa menekan.
Sebaliknya, pertanyaan yang lebih spesifik dapat membantu seseorang mengorganisasi pikirannya.
Misalnya:
"Kamu lebih keberatan dengan waktunya atau dengan caranya?"
Atau:
"Menurutmu, masalah ini mulai terjadi kapan?"
Atau:
"Kalau ada satu hal yang ingin kamu ubah dari situasi ini, apa?"
Pertanyaan semacam itu memberikan kerangka bagi lawan bicara.
Dalam praktik komunikasi sehari-hari, kita dapat menggunakan prinsip sederhana: jika orang lain kesulitan menjelaskan sesuatu, bantu mempersempit pertanyaannya.
Misalnya seseorang berkata:
"Saya sebenarnya tidak suka dengan situasinya."
Daripada menjawab:
"Situasi yang mana?"
kita bisa mengatakan:
"Apakah yang membuatmu tidak nyaman itu cara orang tersebut berbicara, keputusan yang dibuat, atau hasil akhirnya?"
Dengan begitu, orang tersebut memiliki beberapa titik awal untuk menjelaskan pikirannya.
5. Kendalikan Nada Bicara, Terutama Ketika Percakapan Mulai Tegang
Isi pesan bukan satu-satunya hal yang memengaruhi komunikasi. Cara pesan disampaikan juga sangat penting.
Dua orang dapat mengatakan kalimat yang sama tetapi menghasilkan respons yang berbeda karena intonasi, ekspresi wajah, volume suara, dan bahasa tubuh.
Contohnya:
"Kamu bisa jelaskan lagi?"
Kalimat tersebut dapat terdengar sebagai pertanyaan yang tulus.
Tetapi jika disampaikan dengan nada sinis, ekspresi kesal, dan suara tinggi, maknanya dapat berubah menjadi:
"Kamu tidak becus menjelaskan."
Ketika seseorang merasa diserang, ia mungkin menjadi defensif. Akibatnya, fokus percakapan bergeser dari masalah yang sedang dibahas menjadi upaya mempertahankan diri.
Karena itu, ketika menghadapi orang yang sulit diajak berkomunikasi, menjaga ketenangan justru semakin penting.
Jika percakapan mulai memanas, turunkan tempo.
Berbicara sedikit lebih lambat.
Gunakan volume suara yang wajar.
Hindari sarkasme.
Hindari kata-kata absolut seperti "selalu", "tidak pernah", atau "memang kamu begitu".
Bandingkan:
"Kamu memang tidak pernah bisa menjelaskan sesuatu dengan jelas."
dengan:
"Saya masih belum memahami bagian ini. Bisa kita bahas satu per satu?"
Kalimat kedua tidak menghilangkan masalah. Namun, fokusnya berada pada persoalan yang perlu diselesaikan, bukan pada menyerang karakter seseorang.
6. Fokus pada Perilaku dan Solusi, Bukan Menyerang Kepribadian
Salah satu pola komunikasi yang sering memperburuk konflik adalah mengubah masalah tertentu menjadi penilaian terhadap kepribadian.
Misalnya, masalah sebenarnya adalah seseorang terlambat memberikan informasi.
Namun, percakapan berubah menjadi:
"Kamu memang orangnya tidak bertanggung jawab."
Ketika identitas seseorang diserang, kemungkinan besar ia akan lebih sibuk membela dirinya daripada membahas masalah awal.
Pendekatan yang lebih konstruktif adalah membedakan antara orangnya dan perilakunya.
Alih-alih:
"Kamu ceroboh."
Gunakan:
"Informasi ini belum diperiksa sebelum dikirim, sehingga ada beberapa kesalahan."
Alih-alih:
"Kamu egois."
Gunakan:
"Saya merasa pendapat saya belum mendapat kesempatan untuk disampaikan."
Alih-alih:
"Kamu susah diajak kerja sama."
Gunakan:
"Kita belum menemukan pembagian tugas yang disepakati bersama."
Cara ini membuat percakapan lebih spesifik.
Kita tidak sedang mengatakan bahwa seseorang harus selalu berbicara dengan sangat lembut. Ketegasan tetap diperlukan, terutama dalam pekerjaan, hubungan profesional, atau situasi yang membutuhkan batasan.
Namun, tegas tidak sama dengan menyerang.
Ketegasan berfokus pada kebutuhan, batasan, dan perilaku. Serangan pribadi berfokus pada merendahkan individu.
7. Terima Bahwa Tidak Semua Percakapan Harus Sempurna
Ini mungkin bagian yang paling sulit.
Kita bisa menggunakan kalimat yang jelas, mendengarkan dengan baik, mengajukan pertanyaan, menjaga nada bicara, dan memberikan kesempatan kepada orang lain untuk menjelaskan.
Namun, komunikasi tetap melibatkan dua pihak.
Artinya, kita tidak dapat sepenuhnya mengendalikan bagaimana orang lain merespons.
Ada orang yang memang tidak terbiasa berbicara terbuka.
Ada yang membutuhkan waktu sebelum dapat menjelaskan pikirannya.
Ada pula yang tidak ingin membicarakan suatu masalah.
Dalam situasi seperti ini, salah satu bentuk keterampilan komunikasi adalah mengetahui kapan harus berhenti memaksakan percakapan.
Misalnya:
"Saya rasa sekarang kita sama-sama masih emosi. Kita bisa lanjutkan pembicaraan ini nanti ketika sudah lebih tenang."
Atau:
"Saya sudah menjelaskan apa yang saya butuhkan. Kalau ada yang belum jelas, kita bisa membicarakannya lagi."
Kalimat seperti ini menunjukkan bahwa komunikasi memiliki batas.
Kita bertanggung jawab atas cara kita menyampaikan pesan, tetapi tidak selalu bertanggung jawab atas respons orang lain.
Hal tersebut penting karena keinginan untuk membuat semua orang memahami kita secara sempurna justru dapat membuat komunikasi menjadi melelahkan.
Kadang-kadang tujuan komunikasi bukan membuat lawan bicara setuju dengan kita.
Tujuannya cukup sederhana: memastikan pesan tersampaikan dengan cukup jelas, memahami posisi masing-masing, dan menentukan langkah berikutnya.
Mengapa Kita Perlu Lebih Sabar Menghadapi Orang yang Sulit Berkomunikasi?
Komunikasi merupakan proses dua arah. Karena itu, kualitas percakapan tidak hanya bergantung pada kemampuan berbicara, tetapi juga pada kemampuan mendengarkan, memahami konteks, mengelola emosi, dan memberikan umpan balik.
Ketika kita menghadapi orang yang kemampuan komunikasinya berbeda dengan kita, ada kecenderungan untuk mengukur mereka berdasarkan standar kita sendiri.
Jika kita terbiasa menjelaskan sesuatu secara langsung, kita mungkin menganggap orang yang berputar-putar sebagai tidak efektif.
Jika kita terbiasa terbuka mengenai perasaan, kita mungkin menganggap orang yang pendiam sebagai tidak peduli.
Jika kita terbiasa menjawab pertanyaan secara cepat, kita mungkin menganggap orang yang membutuhkan waktu untuk berpikir sebagai tidak memahami pembicaraan.
Padahal, perbedaan gaya komunikasi tidak selalu menunjukkan perbedaan niat.
Inilah alasan mengapa komunikasi yang cakap membutuhkan fleksibilitas.
Kita tidak hanya bertanya:
"Bagaimana cara saya menyampaikan apa yang saya pikirkan?"
Tetapi juga:
"Bagaimana cara menyampaikan pesan ini agar lebih mudah diterima dan dipahami oleh orang tersebut?"
Perubahan perspektif ini dapat membuat interaksi menjadi jauh lebih efektif.
Kesimpulan
Berkomunikasi dengan orang yang kurang terampil berkomunikasi memang membutuhkan kesabaran. Namun, kesabaran bukan berarti kita harus selalu mengalah atau menerima komunikasi yang tidak sehat.
Yang lebih penting adalah mengubah strategi komunikasi.
Tujuh cara yang dapat digunakan adalah:
Gunakan kalimat yang jelas dan tidak berbelit-belit.
Jangan buru-buru menilai niat atau kemampuan orang lain.
Dengarkan untuk memahami, bukan sekadar menunggu giliran berbicara.
Gunakan pertanyaan yang membantu mereka menjelaskan pikirannya.
Jaga nada bicara ketika percakapan mulai tegang.
Fokus pada perilaku dan solusi, bukan menyerang kepribadian.
Terima bahwa tidak semua percakapan harus berjalan sempurna.
Pada akhirnya, komunikasi yang baik bukan tentang siapa yang paling pintar berbicara. Komunikasi yang baik adalah kemampuan untuk menyampaikan pesan secara jelas, memahami perspektif orang lain, mengelola respons emosional, dan tetap menjaga batasan yang sehat.
Ketika kita mampu melakukan hal tersebut, menghadapi orang dengan gaya komunikasi yang berbeda tidak lagi selalu menjadi sumber frustrasi. Percakapan mungkin tetap tidak sempurna, tetapi peluang untuk saling memahami menjadi jauh lebih besar.