JawaPos.com - Pernahkah Anda mengirim pesan kepada seseorang, tetapi pesan tersebut hanya dibaca tanpa mendapatkan respons? Atau mungkin Anda sudah menjelaskan sesuatu dengan sangat panjang, tetapi orang tersebut tetap tidak melakukan apa yang Anda harapkan?
Dalam banyak situasi, masalahnya bukan karena orang tersebut tidak peduli. Bisa jadi pesan yang kita kirim belum cukup jelas, terlalu membebani, tidak memberikan alasan yang kuat, atau tidak membuat penerima merasa bahwa tindakan tersebut relevan bagi dirinya.
Psikologi komunikasi memberikan sejumlah prinsip yang dapat membantu kita menyusun pesan yang lebih efektif. Prinsip-prinsip ini tidak berarti bahwa kita dapat "mengendalikan" perilaku orang lain. Tidak ada pesan yang menjamin seseorang pasti melakukan apa yang kita inginkan.
Namun, kita dapat meningkatkan kemungkinan seseorang memahami pesan, merasa terdorong untuk merespons, dan mengetahui tindakan apa yang dapat dilakukan.
Dilansir dari Psychology Today pada Kamis (24/9), terdapat enam strategi yang dapat diterapkan.
1. Mulai dengan Menjelaskan "Mengapa", Bukan Hanya "Apa"
Salah satu kesalahan paling umum dalam komunikasi adalah langsung memberikan instruksi.
"Besok tolong kirim dokumennya."
"Jangan lupa datang jam 9."
"Tolong segera selesaikan laporan ini."
Kalimat seperti itu memang jelas, tetapi sering kali tidak memberikan konteks. Penerima pesan mungkin memahami apa yang diminta, tetapi tidak memahami mengapa permintaan tersebut penting.
Padahal, manusia tidak hanya mempertimbangkan tindakan. Kita juga mempertimbangkan alasan di balik tindakan tersebut.
Karena itu, ketika meminta seseorang melakukan sesuatu, pertimbangkan untuk memberikan alasan yang singkat dan relevan.
Misalnya:
"Besok tolong kirim dokumennya sebelum jam 10 supaya tim bisa menggunakannya untuk rapat siang."
Dibandingkan:
"Besok tolong kirim dokumennya."
Versi kedua memberikan konteks mengenai tujuan tindakan tersebut. Penerima mengetahui bahwa tindakannya memiliki hubungan dengan kebutuhan yang lebih besar.
Mengapa alasan dapat membantu?
Dalam psikologi, manusia cenderung mencari penjelasan terhadap permintaan yang diberikan kepadanya. Sebuah permintaan yang memiliki tujuan yang jelas lebih mudah dipahami sebagai sesuatu yang masuk akal.
Namun, memberikan alasan tidak berarti harus membuat penjelasan panjang.
Justru, alasan yang efektif biasanya sederhana.
Gunakan struktur:
Apa yang perlu dilakukan + mengapa hal itu penting.
Contohnya:
"Tolong konfirmasi hari ini supaya saya bisa mengatur jadwal."
"Bisa kirim datanya sore ini? Saya perlu menggabungkannya dengan laporan tim."
"Mohon baca bagian ini terlebih dahulu agar diskusinya nanti lebih mudah."
Perhatikan bahwa alasan tersebut tidak berlebihan. Tidak perlu membuat penerima merasa bersalah atau takut.
Tujuannya adalah menciptakan konteks.
Hindari alasan yang manipulatif
Ada perbedaan antara memberikan alasan dan menekan seseorang.
Contoh:
"Kalau kamu benar-benar peduli dengan tim ini, kamu pasti mau mengerjakannya."
Kalimat tersebut bukan sekadar memberikan alasan. Ia menghubungkan tindakan dengan harga diri atau loyalitas seseorang.
Komunikasi yang sehat sebaiknya menjelaskan konsekuensi dan tujuan tanpa menyerang identitas penerima.
2. Buat Tindakan yang Diminta Sangat Spesifik
Pesan yang terlalu umum sering menghasilkan respons yang tidak jelas.
Contohnya:
"Tolong segera ditindaklanjuti."
Apa yang dimaksud dengan "ditindaklanjuti"?
Apakah penerima harus menelepon seseorang? Mengirim email? Membuat dokumen? Memberikan persetujuan?
Semakin ambigu sebuah permintaan, semakin besar kemungkinan penerima harus melakukan pekerjaan mental tambahan untuk menentukan apa yang sebenarnya harus dilakukan.
Karena itu, salah satu strategi komunikasi paling sederhana adalah membuat tindakan menjadi konkret.
Bandingkan:
"Tolong urus masalah ini."
dengan:
"Tolong hubungi bagian keuangan hari ini untuk memastikan status pembayarannya, lalu kabari saya setelah mendapat jawabannya."
Permintaan kedua memberikan tiga informasi penting:
Apa yang harus dilakukan.
Kapan harus dilakukan.
Apa yang perlu dilakukan setelahnya.
Dengan begitu, penerima tidak perlu menebak-nebak.
Gunakan kata kerja yang konkret
Beberapa kata sering terdengar jelas tetapi sebenarnya cukup abstrak:
tindak lanjuti
koordinasikan
perhatikan
pertimbangkan
maksimalkan
segera selesaikan
komunikasikan
Jika memungkinkan, gantilah dengan tindakan konkret.
Misalnya:
"Koordinasikan dengan tim."
menjadi:
"Hubungi Andi dan Sinta sebelum pukul 15.00 untuk memastikan jadwal mereka."
"Segera tindak lanjuti."
menjadi:
"Balas email tersebut hari ini dan tanyakan apakah dokumen tambahan masih diperlukan."
Komunikasi yang efektif mengurangi pekerjaan interpretasi.
Prinsip sederhananya
Jika penerima pesan harus bertanya:
"Jadi, saya harus melakukan apa?"
berarti pesan tersebut mungkin masih perlu diperjelas.
3. Kurangi Hambatan untuk Memulai
Sering kali seseorang sebenarnya bersedia melakukan sesuatu, tetapi tidak segera bertindak karena tindakan tersebut terasa terlalu besar atau merepotkan.
Misalnya seseorang ingin mulai berolahraga.
Kalimat:
"Mulai olahraga secara rutin."
terdengar masuk akal, tetapi masih abstrak.
Sebaliknya:
"Besok pagi berjalan kaki 10 menit setelah sarapan."
jauh lebih mudah dibayangkan.
Prinsip ini berkaitan dengan bagaimana manusia merespons tingkat usaha yang dibutuhkan untuk memulai suatu tindakan.
Semakin besar dan tidak jelas suatu tugas, semakin besar kemungkinan seseorang menundanya.
Karena itu, jika Anda ingin mendorong tindakan, jangan selalu meminta perubahan besar.
Buat langkah pertama menjadi kecil.
Contohnya:
Daripada:
"Tolong periksa seluruh laporan ini."
Coba:
"Tolong cek halaman 1–3 terlebih dahulu dan tandai jika ada angka yang tidak sesuai."
Daripada:
"Kita harus memperbaiki sistem komunikasi tim."
Coba:
"Mulai minggu ini, kita gunakan satu grup khusus untuk semua pembaruan proyek."
Daripada:
"Tolong pelajari proposal ini."
Coba:
"Baca bagian anggaran terlebih dahulu dan beri tahu saya apakah ada angka yang perlu diperiksa."
Mengapa langkah kecil penting?
Tindakan pertama sering menjadi bagian paling sulit.
Begitu seseorang sudah memulai, hambatan psikologis untuk melanjutkan dapat berkurang.
Karena itu, pesan yang efektif tidak hanya menjelaskan tujuan akhir. Ia juga membantu penerima mengetahui langkah pertama yang harus dilakukan.
4. Hubungkan Pesan dengan Kepentingan Penerima
Orang tidak selalu memiliki prioritas yang sama dengan kita.
Anda mungkin menganggap sebuah tugas sangat penting. Namun, bagi penerima, tugas tersebut mungkin hanya salah satu dari banyak hal yang harus dikerjakan.
Karena itu, pesan akan lebih relevan ketika kita dapat menjelaskan hubungan antara tindakan tersebut dengan sesuatu yang memang penting bagi penerima.
Misalnya Anda meminta seorang rekan mengirim data.
Pesan pertama:
"Tolong kirim data penjualan."
Pesan kedua:
"Tolong kirim data penjualan hari ini. Data itu akan dipakai untuk laporan yang akan membantu tim menentukan anggaran bulan depan."
Pesan kedua memberikan konteks mengenai dampaknya.
Namun, prinsip ini harus digunakan secara jujur.
Jangan mengarang manfaat hanya agar seseorang mau melakukan sesuatu.
Kenali motivasi yang relevan
Dalam situasi berbeda, seseorang mungkin terdorong oleh hal yang berbeda:
menghemat waktu
mengurangi risiko kesalahan
mendapatkan hasil yang lebih baik
membantu tim
mencapai target
memperoleh kenyamanan
menyelesaikan masalah
memenuhi tanggung jawab
mendapatkan informasi yang dibutuhkan
Pesan yang baik mempertemukan tindakan yang diminta dengan alasan yang relevan bagi penerima.
Contohnya:
Jika meminta seseorang membaca dokumen panjang, Anda bisa mengatakan:
"Bagian ini penting karena keputusan besok akan menggunakan angka yang ada di dalamnya."
Jika meminta pelanggan mengisi formulir:
"Formulir ini membutuhkan waktu sekitar dua menit dan membantu kami memproses permintaan Anda."
Fokusnya bukan pada memaksa.
Fokusnya adalah membantu orang memahami nilai dari tindakan tersebut.
5. Gunakan Bukti Sosial Secara Bertanggung Jawab
Manusia adalah makhluk sosial. Dalam banyak situasi, kita menggunakan perilaku orang lain sebagai salah satu informasi ketika menentukan apa yang sebaiknya dilakukan.
Prinsip ini sering disebut sebagai social proof atau bukti sosial.
Contohnya:
"Banyak anggota tim sudah menggunakan format ini."
"Sebagian besar peserta telah mengirim konfirmasi."
"Metode ini sudah digunakan oleh beberapa tim dalam proyek sebelumnya."
Informasi seperti ini dapat membantu karena penerima tidak harus menilai suatu tindakan sepenuhnya dari nol.
Namun, ada batas penting:
Jangan menciptakan bukti sosial yang tidak benar.
Jangan mengatakan:
"Semua orang sudah setuju."
jika kenyataannya tidak demikian.
Jangan mengatakan:
"Mayoritas pelanggan memilih produk ini."
jika Anda tidak memiliki data yang mendukung.
Persuasi yang sehat menggunakan informasi sosial sebagai konteks, bukan sebagai tekanan palsu.
Bukti sosial yang baik harus spesifik
Bandingkan:
"Semua orang menyukainya."
dengan:
"12 dari 15 anggota tim sudah menggunakan format ini dalam dua laporan terakhir."
Kalimat kedua memberikan informasi yang lebih dapat diperiksa.
Selain itu, bukti sosial sebaiknya relevan dengan keputusan yang sedang dibuat.
Jika Anda mengatakan:
"Banyak orang menggunakan aplikasi ini."
itu belum tentu berarti aplikasi tersebut cocok untuk penerima.
Lebih informatif jika dikatakan:
"Tim yang mengerjakan proyek serupa menggunakan fitur ini untuk mengatur pembagian tugas."
Dengan demikian, penerima mendapatkan konteks yang relevan, bukan sekadar tekanan untuk mengikuti orang lain.
6. Akhiri dengan Ajakan Bertindak yang Jelas
Salah satu alasan pesan gagal menghasilkan tindakan adalah karena pesan tersebut tidak memiliki call to action yang jelas.
Pesan mungkin berisi informasi yang lengkap, tetapi penerima tidak tahu apa yang diharapkan darinya.
Contohnya:
"Ini hasil rapat tadi. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan mengenai jadwal, anggaran, dan pembagian tugas."
Selesai.
Apa yang harus dilakukan penerima?
Tidak jelas.
Pesan dapat dibuat lebih efektif dengan menambahkan tindakan:
"Ini hasil rapat tadi. Tolong periksa bagian pembagian tugas dan konfirmasi sebelum pukul 16.00 jika ada yang perlu diubah."
Sekarang penerima mengetahui respons yang diharapkan.
Call to action yang baik biasanya memiliki tiga unsur
1. Tindakan
Apa yang harus dilakukan?
2. Waktu
Kapan harus dilakukan?
3. Cara merespons
Apa bentuk respons yang diharapkan?
Contohnya:
"Silakan cek dokumen ini sebelum sore. Jika sudah sesuai, balas dengan 'OK'. Jika ada perubahan, tuliskan bagian yang perlu direvisi."
Pesan seperti ini mengurangi ketidakpastian.
Penerima tidak perlu menebak:
apakah harus membalas?
kapan harus membalas?
apa yang harus ditulis?
apakah harus membaca semuanya?
Semuanya sudah dijelaskan.
Cara Menggabungkan Keenam Strategi
Keenam strategi tersebut sebenarnya dapat digunakan sekaligus dalam satu pesan.
Misalnya Anda ingin meminta rekan kerja memeriksa laporan.
Pesan sederhana:
"Tolong cek laporan ini."
Pesan yang lebih terstruktur:
"Tolong cek bagian penjualan pada laporan ini sebelum pukul 15.00 karena angka tersebut akan digunakan dalam presentasi besok. Fokus pada tiga halaman pertama. Jika ada angka yang tidak sesuai, tandai bagian tersebut dan kirimkan kembali kepada saya."
Pesan kedua mengandung beberapa elemen:
Mengapa: angka akan digunakan dalam presentasi.
Tindakan spesifik: memeriksa bagian penjualan.
Batas waktu: sebelum pukul 15.00.
Langkah kecil: fokus pada tiga halaman pertama.
Cara merespons: tandai bagian yang bermasalah dan kirim kembali.
Hasilnya bukan sekadar pesan yang lebih panjang. Pesan tersebut memiliki struktur yang membuat tindakan lebih mudah dipahami.
Formula Sederhana untuk Pesan Persuasif
Anda dapat menggunakan formula berikut ketika menulis pesan:
Konteks → Alasan → Tindakan → Batas waktu → Respons
Contoh:
"Kita akan mengirim proposal ke klien besok. Karena itu, saya perlu memastikan angka anggarannya sudah benar. Tolong periksa bagian anggaran pada halaman 5–7 sebelum pukul 14.00. Kalau sudah sesuai, cukup balas 'sudah'; kalau ada kesalahan, tandai angkanya."
Formula ini dapat digunakan dalam berbagai situasi:
pekerjaan
organisasi
pelayanan pelanggan
komunikasi keluarga
koordinasi proyek
pendidikan
pemasaran
komunikasi profesional
Namun, tidak semua pesan membutuhkan seluruh unsur.
Untuk permintaan sederhana, satu kalimat mungkin sudah cukup.
Misalnya:
"Bisa kirim file finalnya sebelum jam 12? Saya perlu memasukkannya ke presentasi."
Tidak perlu membuat pesan sederhana menjadi paragraf panjang.
Hal yang Sebaiknya Dihindari
Mempelajari psikologi komunikasi bukan berarti mempelajari cara memanipulasi orang.
Ada beberapa pola komunikasi yang sebaiknya dihindari.
1. Menimbulkan rasa bersalah
"Kalau kamu peduli, kamu pasti mau membantu."
Kalimat seperti ini membuat seseorang merasa bahwa penolakan terhadap permintaan merupakan bukti bahwa dirinya tidak peduli.
2. Membuat urgensi palsu
"Harus sekarang juga!"
Jika sebenarnya tidak ada alasan untuk segera bertindak, urgensi tersebut dapat mengurangi kepercayaan.
3. Menggunakan ketakutan secara berlebihan
"Kalau kamu tidak melakukan ini, semuanya akan gagal."
Ancaman yang tidak proporsional dapat membuat orang defensif.
4. Menggunakan bukti sosial palsu
"Semua orang sudah melakukannya."
Jika tidak benar, pernyataan tersebut merusak kredibilitas.
5. Membuat permintaan terlalu panjang
Ironisnya, pesan yang terlalu panjang dapat mengaburkan tindakan utama.
Informasi tambahan sebaiknya diberikan jika memang membantu penerima mengambil keputusan.
Persuasi Bukan Berarti Menghilangkan Kebebasan Orang Lain
Ada prinsip penting yang perlu diingat:
Tujuan komunikasi persuasif bukan membuat orang kehilangan kemampuan untuk memilih.
Pesan yang baik memberikan alasan, konteks, informasi, dan langkah yang jelas. Setelah itu, orang lain tetap memiliki hak untuk menerima, menolak, atau mengajukan alternatif.
Dalam hubungan profesional maupun pribadi, hal ini penting.
Misalnya:
"Kalau memungkinkan, saya membutuhkan konfirmasi sebelum sore. Kalau waktunya tidak memungkinkan, beri tahu saya supaya kita bisa mencari alternatif."
Kalimat seperti ini tetap memiliki tujuan yang jelas, tetapi memberikan ruang bagi penerima untuk menyampaikan keterbatasannya.
Ini sering kali lebih sehat daripada menggunakan tekanan.
Kesimpulan
Mendorong seseorang untuk bertindak tidak selalu membutuhkan kata-kata yang rumit.
Sering kali, pesan yang efektif justru sederhana.
Enam strategi yang dapat digunakan adalah:
Jelaskan mengapa tindakan tersebut penting.
Buat tindakan yang diminta spesifik.
Kurangi hambatan untuk memulai.
Hubungkan tindakan dengan kepentingan penerima.
Gunakan bukti sosial secara jujur dan relevan.
Akhiri dengan ajakan bertindak yang jelas.
Pada akhirnya, komunikasi yang persuasif bukan sekadar tentang memilih kata-kata yang "membuat orang menurut".
Komunikasi yang baik membantu seseorang memahami apa yang perlu dilakukan, mengapa hal itu penting, bagaimana melakukannya, dan kapan harus mulai.
Semakin kecil kebingungan dan hambatan dalam sebuah pesan, semakin mudah bagi penerima untuk mengambil tindakan yang memang sudah mereka anggap masuk akal.
Karena itu, sebelum menekan tombol "kirim", tanyakan empat hal sederhana:
Apakah penerima tahu apa yang harus dilakukan?
Apakah mereka tahu mengapa hal itu penting?
Apakah langkah pertamanya cukup jelas dan mudah dilakukan?
Apakah saya sudah memberikan ruang bagi mereka untuk memilih atau merespons secara wajar?
Jika keempat pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan jelas, pesan Anda kemungkinan akan jauh lebih efektif—bukan karena Anda berhasil memanipulasi orang lain, tetapi karena Anda berhasil membuat komunikasi menjadi lebih jelas, relevan, dan mudah ditindaklanjuti.