JawaPos.com - Pernahkah Anda menerima tugas dengan niat, “Nanti saya kerjakan,” lalu beberapa jam berlalu tanpa ada kemajuan berarti?

Menariknya, sering kali masalahnya bukan karena tugas tersebut terlalu sulit. Kita justru kehilangan waktu karena terlalu lama memikirkan harus mulai dari mana, merasa tugas terlalu besar, atau tergoda melakukan hal lain yang terasa lebih menyenangkan.

Dalam psikologi, perilaku menunda pekerjaan atau procrastination bukan sekadar persoalan malas. Ada faktor seperti regulasi emosi, persepsi terhadap kesulitan tugas, kemampuan mengendalikan perhatian, hingga kecenderungan otak mencari aktivitas yang memberikan kepuasan lebih cepat.

Karena itu, jika Anda ingin lebih cepat menyelesaikan tugas setelah menerimanya, Anda tidak selalu membutuhkan motivasi besar. Anda membutuhkan cara memulai yang sederhana dan sistematis.

Dilansir dari Psychology Today pada Selasa (18/8), terdapat tujuh tips yang bisa dicoba.

1. Jangan Langsung Memikirkan Seluruh Tugas

Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah melihat tugas sebagai satu pekerjaan besar.

Misalnya, Anda mendapatkan tugas membuat laporan sebanyak 10 halaman. Ketika memikirkan “saya harus membuat laporan 10 halaman”, otak langsung membayangkan pekerjaan yang panjang dan melelahkan.

Akibatnya, muncul keinginan untuk menunda.

Cobalah mengubah cara melihatnya.

Jangan katakan:

“Saya harus menyelesaikan laporan 10 halaman.”

Ubah menjadi:

“Saya hanya perlu membuat kerangka laporan terlebih dahulu.”

Setelah kerangka selesai, lanjutkan dengan mencari data. Kemudian tulis bagian pertama. Setelah itu lanjutkan ke bagian berikutnya.

Dalam psikologi perilaku, memecah pekerjaan besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dapat membantu menurunkan hambatan untuk memulai. Tugas yang terasa berat menjadi lebih konkret dan lebih mudah dikendalikan.

Prinsip sederhananya: jangan fokus pada garis finis; fokus pada langkah berikutnya.

2. Gunakan Aturan “Mulai 5 Menit”

Sering kali bagian paling sulit dari sebuah tugas bukan mengerjakannya, melainkan memulainya.

Anda mungkin sudah tahu apa yang harus dilakukan, tetapi tetap merasa berat untuk membuka laptop, membaca materi, atau menulis kalimat pertama.

Untuk mengatasinya, gunakan aturan sederhana:

Berkomitmen hanya untuk bekerja selama lima menit.

Tidak perlu berjanji kepada diri sendiri bahwa Anda akan bekerja selama tiga jam.

Cukup katakan:

“Saya akan mengerjakannya selama lima menit. Setelah itu saya boleh berhenti.”

Mengapa cara ini masuk akal?

Karena ketika tugas terasa berat, kita cenderung memperkirakan seluruh usaha yang diperlukan. Padahal setelah mulai, hambatan psikologis tersebut sering berkurang.

Lima menit pertama bisa digunakan untuk hal yang sangat sederhana:

membuka dokumen;
membaca instruksi;
membuat tiga poin utama;
mencari satu sumber;
menulis paragraf pembuka;
atau membuat daftar pekerjaan.

Sering kali, setelah lima menit berlalu, Anda ternyata sudah masuk ke dalam pekerjaan dan tidak merasa perlu berhenti.

Tujuan aturan lima menit bukan menyelesaikan tugas dalam lima menit, melainkan mengalahkan resistensi untuk memulai.

3. Tentukan “Versi Minimum” dari Tugas Anda

Perfeksionisme dapat menjadi salah satu alasan seseorang membutuhkan waktu terlalu lama untuk menyelesaikan pekerjaan.

Misalnya, Anda ingin membuat presentasi yang sempurna. Anda kemudian menghabiskan banyak waktu memilih desain, mengganti font, mencari gambar terbaik, dan memikirkan setiap detail sebelum isi utamanya selesai.

Padahal, pekerjaan yang selesai dengan baik biasanya lebih berguna daripada pekerjaan sempurna yang tidak kunjung selesai.

Cobalah menentukan versi minimum yang dapat diselesaikan.

Misalnya:

“Yang penting hari ini saya sudah memiliki 10 slide dengan isi utama.”

Setelah itu, Anda dapat memperbaiki desain dan detailnya.

Strategi ini membantu memisahkan dua aktivitas yang sering tercampur:

menyelesaikan pekerjaan dan menyempurnakan pekerjaan.

Selesaikan versi pertamanya terlebih dahulu. Setelah itu lakukan revisi.

Dengan begitu, Anda tidak menghabiskan seluruh energi untuk membuat bagian pertama sempurna sementara bagian lainnya bahkan belum dikerjakan.

4. Kerjakan Bagian yang Paling Jelas Terlebih Dahulu

Ketika menerima tugas, kita sering menganggap harus mengerjakannya dari awal sampai akhir secara berurutan.

Padahal, tidak selalu demikian.

Jika ada bagian yang sudah Anda pahami, kerjakan bagian tersebut terlebih dahulu.

Contohnya, Anda harus membuat laporan yang terdiri dari pendahuluan, pembahasan, analisis data, dan kesimpulan. Jika Anda sudah memahami data dan analisisnya tetapi masih bingung menulis pendahuluan, tidak masalah untuk mengerjakan analisis terlebih dahulu.

Mengapa?

Karena kemajuan kecil dapat menciptakan rasa bahwa pekerjaan sedang bergerak.

Setelah beberapa bagian selesai, tugas yang awalnya terlihat besar mulai terasa lebih ringan.

Selain itu, mengerjakan bagian yang mudah terlebih dahulu dapat membantu Anda mengumpulkan informasi yang nantinya berguna untuk menyelesaikan bagian yang lebih sulit.

Jadi, jangan selalu bertanya, “Saya harus mulai dari halaman pertama?”

Lebih baik tanyakan:

“Bagian mana yang paling mudah saya selesaikan sekarang?”

5. Singkirkan Gangguan Sebelum Mulai

Anda mungkin merasa bisa bekerja sambil membuka media sosial, memeriksa pesan, atau sesekali menonton video.

Masalahnya, perhatian manusia tidak bekerja seperti komputer yang dapat berpindah dari satu tugas ke tugas lain tanpa biaya.

Setiap kali perhatian teralihkan, Anda membutuhkan waktu untuk kembali memahami pekerjaan yang sedang dilakukan.

Karena itu, sebelum mulai mengerjakan tugas, lakukan persiapan sederhana:

matikan notifikasi yang tidak penting;
jauhkan ponsel jika tidak diperlukan;
tutup tab browser yang tidak berhubungan dengan pekerjaan;
siapkan semua bahan yang dibutuhkan;
tentukan satu pekerjaan yang akan dilakukan.

Tujuannya bukan membuat lingkungan yang benar-benar bebas gangguan.

Tujuannya adalah mengurangi jumlah keputusan dan godaan yang harus Anda hadapi ketika sedang bekerja.

Semakin sedikit gangguan yang tersedia, semakin mudah mempertahankan perhatian pada pekerjaan.

6. Gunakan Batas Waktu yang Jelas

Pekerjaan tanpa batas waktu yang jelas sering terasa seperti pekerjaan yang bisa dilakukan “nanti”.

Karena itu, jangan hanya mengatakan:

“Saya akan mengerjakannya hari ini.”

Buat lebih spesifik:

“Pukul 13.00–13.30 saya akan membuat kerangka.”

Kemudian:

“Pukul 13.30–14.30 saya akan menulis bagian pertama.”

Batas waktu seperti ini membuat tugas menjadi lebih konkret.

Anda juga dapat menggunakan sesi kerja singkat, misalnya 25–30 menit bekerja kemudian mengambil jeda beberapa menit.

Yang terpenting bukan mengikuti angka tertentu secara kaku, melainkan menciptakan periode kerja yang memiliki awal dan akhir yang jelas.

Daripada berpikir:

“Saya harus bekerja sampai tugas ini selesai.”

Cobalah:

“Selama 30 menit berikutnya, saya hanya mengerjakan tugas ini.”

Secara psikologis, komitmen kedua biasanya terasa lebih ringan.

7. Berhenti Menunggu Motivasi

Ini mungkin tip yang paling penting.

Banyak orang berpikir:

“Kalau saya sudah merasa termotivasi, saya akan mulai.”

Masalahnya, motivasi tidak selalu muncul sebelum tindakan.

Dalam banyak situasi, justru tindakan kecil dapat menghasilkan momentum yang kemudian membuat kita semakin termotivasi untuk melanjutkan.

Artinya, Anda tidak harus menunggu merasa bersemangat.

Anda bisa mulai ketika masih malas.

Mulai ketika belum yakin.

Mulai ketika pekerjaan terasa membosankan.

Mulai dengan langkah yang sangat kecil.

Misalnya, buka dokumen dan tulis satu kalimat.

Setelah satu kalimat, tulis kalimat berikutnya.

Kemudian satu paragraf.

Kemudian satu halaman.

Kemajuan tidak selalu dimulai dari motivasi besar. Kadang-kadang, motivasi muncul setelah kita bergerak.

Mengapa 7 Tips Ini Bisa Membantu?

Jika diperhatikan, ketujuh strategi di atas sebenarnya memiliki satu kesamaan.

Semuanya berusaha mengurangi hambatan untuk memulai.

Tugas yang besar dipecah menjadi bagian kecil.

Pekerjaan yang terasa berat dimulai dengan lima menit.

Perfeksionisme dikurangi dengan membuat versi minimum.

Kebingungan dikurangi dengan mengerjakan bagian yang paling jelas.

Gangguan dikurangi sebelum bekerja.

Waktu dibuat lebih konkret dengan batas waktu.

Dan ketergantungan pada motivasi dikurangi dengan langsung melakukan langkah pertama.

Dengan kata lain, Anda tidak perlu mengandalkan kemauan yang luar biasa kuat setiap kali menerima tugas.

Anda perlu membuat langkah pertama menjadi semudah mungkin untuk dilakukan.

Contoh Penerapan dalam Kehidupan Sehari-hari

Misalnya, hari ini Anda menerima tugas membuat makalah yang harus dikumpulkan besok.

Alih-alih berkata:

“Saya harus membuat makalah 10 halaman malam ini.”

Cobalah pendekatan berikut.

Langkah pertama: buka dokumen dan tuliskan judul.

Langkah kedua: buat lima subjudul utama.

Langkah ketiga: cari sumber untuk setiap subjudul.

Langkah keempat: pilih bagian yang paling Anda pahami dan mulai menulis.

Langkah kelima: bekerja selama 25–30 menit tanpa membuka media sosial.

Langkah keenam: setelah draf selesai, lakukan revisi.

Dengan pendekatan ini, Anda tidak sedang mencoba “menaklukkan makalah 10 halaman”.

Anda hanya menyelesaikan satu langkah kecil pada satu waktu.

Dan justru itulah yang membuat tugas besar terasa lebih mudah.

Kesimpulan

Jika Anda ingin cepat menyelesaikan tugas setelah menerimanya, jangan selalu mencari cara untuk menjadi lebih termotivasi.

Mulailah dengan membuat pekerjaan tersebut lebih mudah untuk dimulai.

Pecah tugas menjadi bagian kecil, gunakan aturan lima menit, tentukan versi minimum, kerjakan bagian yang paling jelas, kurangi gangguan, tetapkan batas waktu, dan jangan menunggu motivasi datang terlebih dahulu.

Pada akhirnya, produktivitas bukan hanya tentang seberapa keras Anda bekerja, tetapi juga tentang seberapa mudah Anda bisa memulai pekerjaan tersebut.

Jadi, ketika mendapatkan tugas berikutnya, jangan bertanya:

“Bagaimana saya bisa menyelesaikan semuanya?”

Cukup tanyakan:

“Apa satu langkah kecil yang bisa saya kerjakan sekarang?”

Sering kali, satu langkah kecil itulah yang menjadi awal dari pekerjaan yang akhirnya selesai.