JawaPos.com - Seiring ekspansi bisnis ke berbagai wilayah dan bertambahnya unit usaha, banyak perusahaan menghadapi volume perjanjian yang semakin besar.
Purchase order, kontrak vendor, dokumen karyawan hingga persetujuan antar-departemen harus diproses dengan cepat, sementara pola kerja yang masih bergantung pada e-mail, folder bersama, spreadsheet, dan aplikasi tanda tangan terpisah berpotensi menciptakan antrean pekerjaan.
“Kebutuhan perusahaan sekarang sudah berubah,” ujar Chief Executive Officer (CEO) Mekari Suwandi Soh. Menurut dia, perusahaan besar membutuhkan proses perjanjian yang dapat berjalan di dalam sistem bisnis yang sudah digunakan.
“Perusahaan besar kini tidak lagi sekadar ingin menggantikan tanda tangan basah,” kata Suwandi.
Dia menjelaskan, proses perjanjian perlu terhubung mulai dari tahap persiapan hingga eksekusi. Mekari Sign menghadirkan alur digital agreement melalui empat kapabilitas utama, yakni Document Templates, Bulk Upload, Bulk Signing, dan Open API.
“Keuntungannya bukan pada kecepatan tanda tangan saja, tetapi hilangnya kebutuhan untuk bekerja di luar sistem,” jelas Suwandi.
Document Templates digunakan untuk membuat format perjanjian berulang menjadi lebih terstandarisasi. Sementara Bulk Upload memungkinkan tim mengunggah banyak dokumen dengan struktur serupa dalam satu proses.
Untuk tahap penandatanganan, Bulk Signing memungkinkan perusahaan memproses sejumlah dokumen sekaligus. Pola tersebut ditujukan bagi perusahaan yang menangani ratusan hingga ribuan perjanjian secara rutin.
“Klien kami mengelola ratusan bahkan ribuan perjanjian berulang setiap bulan,” ujar Head of Business Operations Mekari Sign, Nishabella.
Menurut dia, proses tersebut melibatkan banyak tim dengan tahapan persetujuan masing-masing. Templates dan Bulk Upload membantu menyiapkan dokumen, sedangkan Bulk Signing digunakan untuk mengeksekusi penandatanganan dalam jumlah besar.
“API kami membuka semua fitur itu langsung dari sistem yang sudah mereka pakai,” kata Nishabella.
Open API menjadi penghubung antara layanan digital agreement dengan sistem internal perusahaan. Melalui integrasi tersebut, tanda tangan digital dan e-Meterai dapat disematkan langsung ke dalam aplikasi yang telah digunakan, sehingga dokumen tidak perlu dipindahkan secara manual dari satu sistem ke sistem lainnya.
Implementasi itu telah diterapkan salah satu anak perusahaan BUMN yang mengoperasikan sekitar 15 proyek di Sumatera, Papua, Jakarta, dan Jawa Timur. Sebelumnya, pemindahan dokumen antara tim IT/SIT, Contract Admin, dan Finance antarkota membutuhkan waktu sekitar tiga hingga tujuh hari.
Setelah menggunakan Mekari Sign, waktu penyelesaian dokumen turun menjadi sekitar satu hari. Perusahaan tersebut juga memproses sekitar 3.000 dokumen setiap bulan, mulai berita acara pemeriksaan proyek, memo internal, hingga kontrak yang menggunakan e-Meterai.
“Dokumen sebelumnya masih harus dicetak dan diunggah ulang,” ujar Nishabella. Menurut dia, integrasi API menghilangkan tahapan hybrid tersebut dalam proses digitalisasi dokumen.
Penggunaan Bulk Signing juga diterapkan grup F&B yang menaungi Toko Kopi Tuku, Futago Ya, Toodz House, dan Beragam Kopi Indonesia. Grup dengan lebih dari 500 karyawan di puluhan cabang tersebut memanfaatkan fitur itu untuk pembaruan struktur gaji dan kontrak karyawan.
“Yang sebelumnya membutuhkan waktu sampai dua minggu, sekarang bisa selesai dalam hitungan hari, bahkan menit,” kata Nishabella.
Dokumen yang telah ditandatangani kemudian tersimpan dalam repository dan dapat diakses melalui sistem HRIS internal. Integrasi tersebut membuat proses perjanjian terhubung dengan tahapan bisnis berikutnya.
Selain kapabilitas digital agreement, Mekari Airene digunakan sebagai intelligent data orchestrator. Teknologi tersebut memungkinkan pengguna mengajukan pertanyaan mengenai isi dokumen, menjalankan proses tanda tangan melalui inbox dashboard, serta mengidentifikasi jenis dan ringkasan dokumen secara otomatis.
Aspek keamanan dan perlindungan data juga menjadi bagian penting dalam implementasi layanan untuk perusahaan enterprise. Mekari Sign telah menyediakan tanda tangan elektronik tersertifikasi PSrE oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), e-Meterai resmi PERURI, serta sertifikasi ISO 27001.
Mekari juga menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System (PIMS) Stage 2 bersama British Standards Institution (BSI) pada 21 Agustus 2026. Audit tersebut diselesaikan tanpa temuan minor maupun major di area yang diaudit.
“Kepercayaan pelanggan terhadap bagaimana kami mengelola data mereka adalah fondasi dari semua yang kami bangun,” ujar Suwandi.
ISO/IEC 27701 merupakan pengembangan dari ISO/IEC 27001 dengan fokus pada pengelolaan informasi pribadi. Standar tersebut mencakup aspek pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, hingga penghapusan data pribadi.
Suwandi mengatakan pencapaian tersebut menjadi bagian dari kebutuhan perusahaan dalam menghadapi tuntutan kepatuhan yang semakin tinggi, terutama dari pelanggan enterprise dan sektor yang mengelola data sensitif.
“Ini menjadi langkah penting untuk mendukung pelanggan enterprise dengan standar kepatuhan yang ketat,” katanya.
Cakupan sertifikasi ISO/IEC 27701 Mekari mengikuti cakupan ISO/IEC 27001 yang telah dimiliki sebelumnya. Namun, cakupan tersebut belum mencakup Mekari POS yang baru dirilis dan Mekari ERP yang masih dalam tahap pengembangan.
Saat ini, Mekari Sign telah digunakan lebih dari 3.000 klien bisnis untuk memproses lebih dari 2 juta dokumen dan 16 juta tanda tangan elektronik. Layanan tersebut digunakan oleh pelanggan dari lebih dari 17 industri dengan skor kepuasan pelanggan 4,8 dari 5.
Integrasi digital agreement dengan sistem bisnis internal menjadi arah pengembangan layanan seiring meningkatnya kebutuhan perusahaan enterprise dalam mengelola dokumen berulang dalam volume besar. (*)