JawaPos.com - Ada percakapan di tempat kerja yang terasa jauh lebih berat daripada pekerjaan itu sendiri.

Misalnya, kamu perlu menegur rekan kerja yang terus terlambat menyelesaikan tugas. Kamu harus membicarakan perilaku seseorang yang membuatmu tidak nyaman. Kamu ingin menyampaikan bahwa pembagian pekerjaan terasa tidak adil. Atau mungkin kamu harus mengatakan kepada rekan kerja bahwa cara komunikasinya selama ini membuat hubungan profesional menjadi tegang.

Masalahnya, kita sering tahu apa yang ingin dikatakan, tetapi tidak tahu bagaimana mengatakannya tanpa memperburuk keadaan.

Akibatnya, percakapan sulit sering ditunda.

“Besok saja.”

“Nanti kalau suasananya sudah lebih enak.”

“Mungkin dia akan sadar sendiri.”

Namun, semakin lama percakapan ditunda, semakin banyak emosi yang menumpuk. Hal kecil yang awalnya bisa dibicarakan dengan tenang akhirnya berubah menjadi rasa kesal, prasangka, bahkan konflik terbuka.

Dalam psikologi, kemampuan menghadapi percakapan seperti ini berkaitan dengan beberapa hal penting: regulasi emosi, komunikasi asertif, kemampuan mengambil perspektif orang lain, dan pengelolaan konflik.

Percakapan sulit bukan berarti harus menjadi percakapan yang bermusuhan.

Justru, dengan persiapan yang tepat, percakapan yang tidak nyaman dapat menjadi kesempatan untuk memperjelas masalah, memperbaiki hubungan kerja, dan mencegah konflik yang lebih besar.

Dilansir dari Psychology Today pada Kamis (24/9), terdapat 5 langkah yang bisa kamu lakukan ketika harus menghadapi percakapan sulit dengan rekan kerja.

1. Tenangkan Emosi Sebelum Memulai Percakapan

Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah langsung membicarakan masalah ketika emosi sedang tinggi.

Kita mungkin merasa marah, kecewa, tersinggung, atau frustrasi. Pada kondisi tersebut, otak cenderung lebih mudah memusatkan perhatian pada hal-hal yang dianggap sebagai ancaman.

Akibatnya, kita tidak lagi sekadar ingin menyelesaikan masalah.

Kita ingin “membalas”.

Kita ingin orang lain mengakui bahwa kita benar.

Atau kita ingin membuatnya merasakan ketidaknyamanan yang kita rasakan.

Padahal, tujuan percakapan di tempat kerja seharusnya bukan memenangkan pertengkaran.

Tujuannya adalah menciptakan pemahaman dan menemukan cara kerja yang lebih baik.

Karena itu, sebelum mengajak rekan kerja berbicara, tanyakan kepada diri sendiri:

“Apa sebenarnya yang ingin saya capai dari percakapan ini?”

Pertanyaan tersebut sederhana, tetapi dapat mengubah cara kita berkomunikasi.

Misalnya, kamu merasa kesal karena seorang rekan kerja sering mengirim pekerjaan mendekati tenggat waktu sehingga membuatmu harus bekerja terburu-buru.

Kamu bisa masuk ke percakapan dengan pikiran:

“Dia memang tidak bertanggung jawab.”

Atau kamu bisa mengubah fokus menjadi:

“Saya ingin menemukan cara agar pembagian waktu dan tenggat pekerjaan kami lebih jelas.”

Fokus kedua jauh lebih konstruktif.

Beri jeda sebelum bereaksi

Jika kamu sedang sangat emosional, tidak ada salahnya memberi jeda.

Tarik napas beberapa kali. Berjalan sebentar. Minum air. Tuliskan apa yang sebenarnya membuatmu marah.

Bahkan, kamu bisa menuliskan dua kolom sederhana:

Fakta:

Tugas dikirim pukul 17.00.
Tenggat penggabungan laporan pukul 18.00.
Saya membutuhkan waktu sekitar satu jam untuk memeriksa bagian tersebut.

Interpretasi saya:

Dia tidak menghargai waktu saya.
Dia sengaja membuat saya kesulitan.
Dia tidak peduli dengan pekerjaan tim.

Perbedaan ini sangat penting.

Fakta adalah sesuatu yang dapat diamati atau diverifikasi.

Interpretasi adalah kesimpulan yang kita buat berdasarkan fakta tersebut.

Ketika percakapan sulit, usahakan membicarakan perilaku dan dampaknya, bukan langsung menyimpulkan niat orang lain.

2. Pisahkan Masalah dari Pribadi Orangnya

Salah satu penyebab konflik di tempat kerja berkembang menjadi konflik pribadi adalah kecenderungan manusia untuk menggeneralisasi.

Satu perilaku berubah menjadi penilaian terhadap seluruh karakter seseorang.

Misalnya:

“Dia terlambat mengerjakan tugas.”

berubah menjadi:

“Dia memang orang yang tidak bertanggung jawab.”

Atau:

“Dia memotong pembicaraan saya dalam rapat.”

berubah menjadi:

“Dia orang yang tidak menghargai orang lain.”

Masalahnya, ketika seseorang merasa dirinya sedang diserang sebagai pribadi, ia lebih mungkin bersikap defensif.

Karena itu, cobalah menggunakan prinsip:

kritik perilaku, bukan identitas.

Bandingkan dua kalimat berikut.

“Kamu memang tidak profesional.”

dengan:

“Dalam dua rapat terakhir, saya beberapa kali belum sempat menyelesaikan penjelasan karena pembicaraan terpotong. Saya ingin kita mencari cara agar masing-masing bisa menyampaikan poin sampai selesai.”

Kalimat kedua lebih spesifik.

Kamu tidak mengatakan bahwa orang tersebut adalah “orang buruk” atau “tidak profesional”.

Kamu membicarakan perilaku tertentu, situasi tertentu, dan dampaknya.

Pendekatan ini juga membantu percakapan tetap berada pada masalah yang dapat diperbaiki.

Gunakan pola: Situasi → Perilaku → Dampak

Salah satu cara praktis untuk menyusun percakapan adalah:

Situasi: Apa yang terjadi?

Perilaku: Apa yang dilakukan?

Dampak: Apa akibatnya bagi pekerjaan atau hubungan kerja?

Contohnya:

“Pada dua minggu terakhir, beberapa tugas masuk beberapa jam sebelum tenggat. Ketika itu terjadi, saya harus mengerjakan bagian saya dalam waktu yang lebih singkat karena masih perlu menunggu data tersebut. Akibatnya, pekerjaan menjadi cukup terburu-buru.”

Perhatikan bahwa kalimat tersebut tidak mengatakan:

“Karena kamu malas, saya jadi repot.”

Fokusnya tetap pada sesuatu yang dapat dibicarakan dan diubah.

3. Gunakan Komunikasi Asertif, Bukan Agresif atau Pasif

Dalam percakapan sulit, kita sering terjebak di antara dua ekstrem.

Yang pertama adalah pasif.

Kita diam, menahan diri, dan berharap masalah hilang dengan sendirinya.

Yang kedua adalah agresif.

Kita menyampaikan masalah dengan nada menyalahkan, merendahkan, atau menyerang.

Ada pilihan ketiga: asertif.

Komunikasi asertif berarti menyampaikan kebutuhan, batasan, atau keberatan secara jelas sambil tetap menghormati orang lain.

Misalnya:

Pasif:

“Tidak apa-apa, saya kerjakan saja.”

Padahal sebenarnya kamu merasa terbebani.

Agresif:

“Kamu selalu memberikan pekerjaan ke saya. Memangnya saya harus mengerjakan semuanya?”

Asertif:

“Saya bisa membantu bagian ini, tetapi saya juga memiliki tenggat untuk pekerjaan lain. Bisa kita tentukan prioritasnya supaya pembagiannya lebih jelas?”

Perbedaannya bukan hanya pada kata-kata.

Ada perubahan dalam tujuan komunikasi.

Komunikasi agresif berusaha mendominasi.

Komunikasi pasif cenderung menghindari konflik.

Komunikasi asertif berusaha mencari titik yang jelas dan dapat dinegosiasikan.

Gunakan kalimat “saya” ketika menjelaskan dampak

Daripada mengatakan:

“Kamu membuat saya stres.”

Cobalah:

“Saya merasa cukup tertekan ketika perubahan dilakukan mendekati tenggat karena saya harus menyesuaikan pekerjaan dalam waktu singkat.”

Daripada:

“Kamu tidak pernah mendengarkan saya.”

Cobalah:

“Saya merasa belum selesai menyampaikan poin ketika pembicaraan dipotong.”

Kalimat seperti ini bukan berarti kamu harus selalu menghindari kritik.

Kamu tetap bisa menyampaikan masalah dengan tegas.

Hanya saja, fokusnya diarahkan pada pengalaman dan kebutuhanmu, bukan serangan terhadap karakter orang lain.

4. Dengarkan Perspektif Rekan Kerja, Bahkan Jika Kamu Tidak Setuju

Percakapan sulit bukan presentasi satu arah.

Kalau kamu sudah menyiapkan sepuluh argumen tetapi tidak memberikan kesempatan orang lain menjelaskan, percakapan tersebut kemungkinan besar akan berubah menjadi debat.

Dalam psikologi komunikasi, kemampuan melihat situasi dari perspektif orang lain dapat membantu mengurangi kesalahpahaman.

Ini tidak berarti kamu harus menganggap rekan kerja selalu benar.

Mendengarkan juga tidak sama dengan menyetujui.

Kamu hanya memberikan ruang untuk memahami bagaimana orang tersebut melihat situasinya.

Setelah menyampaikan masalah, cobalah bertanya:

“Bagaimana kamu melihat situasinya?”

Atau:

“Apakah ada sesuatu yang mungkin saya lewatkan?”

Pertanyaan semacam ini dapat membuka informasi yang sebelumnya tidak kamu ketahui.

Mungkin ternyata rekan kerjamu terlambat mengirim pekerjaan karena menunggu informasi dari departemen lain.

Mungkin ia tidak mengetahui bahwa pekerjaannya memengaruhi tenggat pekerjaanmu.

Atau mungkin memang ada perbedaan ekspektasi yang belum pernah dibicarakan.

Tanpa percakapan, semua kemungkinan tersebut hanya menjadi asumsi.

Dengarkan untuk memahami, bukan untuk mencari kesalahan

Saat orang lain berbicara, kita sering diam secara fisik tetapi sebenarnya sibuk menyiapkan jawaban.

Kita menunggu kesempatan untuk mengatakan:

“Tapi kamu juga...”

“Bukan begitu.”

“Kalau menurut saya...”

Cobalah menahan dorongan tersebut.

Setelah ia selesai berbicara, kamu bisa merangkum:

“Jadi, dari sisi kamu, masalahnya muncul karena perubahan prioritas dari manajer. Saya menangkapnya seperti itu, benar?”

Jika dia mengatakan benar, kamu sudah memiliki pemahaman yang lebih baik.

Jika dia mengatakan tidak, kamu mendapatkan kesempatan untuk mengklarifikasi.

Ini jauh lebih produktif daripada langsung mempertahankan asumsi sendiri.

5. Akhiri Percakapan dengan Kesepakatan yang Konkret

Percakapan sulit sering gagal bukan karena orang-orang tidak saling memahami, tetapi karena setelah berbicara tidak ada perubahan yang jelas.

Mereka sudah mengatakan:

“Kita harus komunikasi lebih baik.”

Tetapi apa artinya?

Bagaimana caranya?

Kapan dilakukan?

Siapa melakukan apa?

Karena itu, bagian terakhir dari percakapan sebaiknya menghasilkan kesepakatan yang spesifik.

Misalnya:

“Kalau begitu, mulai minggu depan kita akan mengirim pembaruan progres setiap Rabu siang supaya tidak ada pekerjaan yang baru diketahui menjelang tenggat.”

Atau:

“Kalau ada perubahan prioritas dari klien, kita sepakati untuk saling memberi tahu melalui grup proyek.”

Atau:

“Untuk rapat berikutnya, kita beri masing-masing orang waktu menyelesaikan poin sebelum yang lain menanggapi.”

Kesepakatan konkret membantu mengubah percakapan menjadi tindakan.

Jangan mencari solusi sempurna

Dalam konflik di tempat kerja, tidak semua masalah dapat diselesaikan dalam satu percakapan.

Kadang-kadang yang realistis bukan membuat kedua pihak sepakat mengenai segala sesuatu.

Yang lebih penting adalah menemukan cara bekerja bersama yang cukup jelas dan dapat dijalankan.

Misalnya, kamu dan rekan kerja mungkin tetap memiliki pandangan yang berbeda mengenai cara terbaik mengerjakan sebuah proyek.

Tidak masalah.

Kalian masih bisa menyepakati:

siapa yang bertanggung jawab atas bagian tertentu;
kapan pekerjaan harus selesai;
bagaimana perubahan disampaikan;
kapan masalah perlu dibawa kepada atasan;
dan bagaimana mengevaluasi hasilnya.

Dengan demikian, perbedaan pendapat tidak harus berubah menjadi konflik pribadi.

Bagaimana Jika Rekan Kerja Langsung Defensif?

Ini adalah salah satu kemungkinan yang perlu dipersiapkan.

Kamu sudah berbicara dengan tenang, tetapi rekan kerja langsung berkata:

“Kamu juga melakukan hal yang sama.”

Atau:

“Saya rasa kamu terlalu mempermasalahkan hal ini.”

Jangan langsung terpancing.

Cobalah kembali ke tujuan percakapan.

Kamu bisa mengatakan:

“Saya mengerti kamu melihatnya berbeda. Saya juga terbuka mendengar bagian yang menurutmu perlu saya perbaiki. Tetapi saya ingin kita tetap membahas masalah yang sedang kita coba selesaikan.”

Kalimat seperti ini menjaga percakapan tetap dua arah tanpa kehilangan fokus.

Jika percakapan semakin emosional, mengambil jeda juga merupakan pilihan.

Misalnya:

“Saya rasa kita mulai terlalu emosional. Bagaimana kalau kita berhenti sebentar dan melanjutkannya setelah kita sama-sama lebih tenang?”

Berhenti sementara bukan berarti kalah.

Kadang-kadang justru itulah cara mencegah percakapan berubah menjadi pertengkaran.

Bagaimana Jika Kamu Takut Menyinggung Perasaannya?

Kekhawatiran ini sangat umum.

Kita mungkin berpikir:

“Kalau saya bicara, hubungan kami akan menjadi canggung.”

Namun, menghindari percakapan tidak selalu membuat masalah hilang.

Sebaliknya, masalah yang tidak dibicarakan dapat muncul dalam bentuk lain:

komunikasi menjadi dingin;
pekerjaan mulai dilakukan dengan enggan;
muncul gosip;
kepercayaan menurun;
kesalahan yang sama terus terjadi;
atau rasa frustrasi semakin besar.

Karena itu, pertanyaan yang lebih berguna bukan:

“Bagaimana supaya percakapan ini sama sekali tidak membuatnya tidak nyaman?”

Melainkan:

“Bagaimana saya bisa menyampaikan masalah ini dengan cara yang jujur, jelas, dan tetap menghormati dia?”

Perbedaan kecil dalam cara berpikir tersebut dapat membuat kita lebih berani menghadapi percakapan yang memang perlu dilakukan.

Jangan Menunggu Sampai Kamu Benar-Benar Marah

Salah satu strategi terbaik dalam menghadapi konflik adalah membicarakan masalah ketika skalanya masih kecil.

Jika seorang rekan kerja melakukan sesuatu yang mengganggumu sekali, mungkin belum perlu membuat percakapan besar.

Tetapi jika pola yang sama terus berulang, jangan menunggu sampai frustrasi menumpuk selama berbulan-bulan.

Semakin banyak kejadian yang dikumpulkan dalam kepala, semakin sulit percakapan tetap fokus.

Akhirnya, satu masalah hari ini menjadi:

“Dan bulan lalu kamu juga melakukan ini...”

“Terus waktu proyek sebelumnya...”

“Dan sebenarnya sejak pertama kali kita kerja sama...”

Percakapan akhirnya berubah menjadi daftar kesalahan masa lalu.

Karena itu, biasakan menyelesaikan masalah sedekat mungkin dengan kejadian, selama situasinya aman dan sesuai dengan konteks profesional.

Percakapan Sulit Tidak Harus Berakhir dengan Semua Orang Senang

Ini mungkin bagian yang paling penting.

Tujuan komunikasi yang sehat bukan membuat semua orang merasa nyaman sepanjang waktu.

Kadang-kadang percakapan yang jujur memang membuat seseorang tidak nyaman.

Kamu mungkin harus mengatakan:

“Saya tidak bisa mengambil pekerjaan tambahan ini.”

Atau:

“Saya tidak setuju dengan cara tersebut.”

Atau:

“Saya membutuhkan komunikasi yang lebih jelas.”

Atau:

“Saya merasa cara bicara tadi tidak tepat.”

Semua itu bisa terasa tidak nyaman.

Namun, ketidaknyamanan tidak selalu berarti percakapan tersebut salah.

Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana ketidaknyamanan tersebut dikelola.

Apakah kamu menyerang orangnya?

Apakah kamu mempermalukannya?

Apakah kamu menggunakan ancaman?

Atau kamu menyampaikan masalah secara jelas, memberikan kesempatan untuk menjelaskan, dan mencoba mencari solusi?

Itulah perbedaannya.

Ringkasan 5 Langkah Menghadapi Percakapan Sulit

Jika kamu harus mengingat semuanya dalam bentuk sederhana, gunakan lima langkah berikut:

1. Tenangkan diri

Jangan memulai percakapan ketika emosi sedang berada pada titik tertinggi.

2. Pisahkan perilaku dari pribadi

Bicarakan kejadian yang spesifik, bukan memberi label terhadap karakter seseorang.

3. Berkomunikasi secara asertif

Sampaikan apa yang terjadi, bagaimana dampaknya, dan apa yang kamu butuhkan tanpa menyerang.

4. Dengarkan perspektifnya

Berikan kesempatan kepada rekan kerja untuk menjelaskan situasi dari sudut pandangnya.

5. Buat kesepakatan konkret

Akhiri percakapan dengan tindakan, batasan, atau cara kerja yang jelas.

Penutup

Percakapan sulit adalah bagian yang hampir tidak terpisahkan dari kehidupan profesional.

Kita akan bertemu orang dengan gaya komunikasi berbeda. Kita akan memiliki ekspektasi yang tidak sama. Akan ada pembagian tugas yang terasa tidak adil, kesalahpahaman, kritik, perbedaan pendapat, dan situasi ketika kita harus mengatakan sesuatu yang sebenarnya tidak ingin kita katakan.

Kita tidak selalu bisa menghindari situasi tersebut.

Namun, kita bisa belajar bagaimana menghadapinya dengan lebih matang.

Kuncinya bukan menjadi orang yang selalu tenang atau selalu tahu apa yang harus dikatakan.

Kuncinya adalah belajar berhenti sejenak sebelum bereaksi, membedakan fakta dari asumsi, membicarakan perilaku secara spesifik, menyampaikan kebutuhan dengan tegas, mendengarkan perspektif orang lain, dan mengubah percakapan menjadi kesepakatan yang dapat dilakukan.

Jadi, ketika kamu menyadari bahwa ada percakapan sulit yang selama ini terus kamu tunda, jangan langsung bertanya:

“Bagaimana supaya percakapan ini tidak terasa tidak nyaman?”

Coba tanyakan:

“Apa yang perlu saya sampaikan agar masalah ini bisa menjadi lebih jelas dan hubungan kerja kami bisa menjadi lebih sehat?”

Pertanyaan tersebut dapat menjadi titik awal yang jauh lebih konstruktif.

Karena pada akhirnya, kemampuan menghadapi percakapan sulit bukan hanya tentang bagaimana kita berbicara kepada orang lain.

Ini juga tentang bagaimana kita mengelola diri sendiri ketika percakapan tersebut menjadi tidak nyaman.