Siapa bilang birokrasi tidak bisa tampil lebih modern dan cekatan? Dispendukcapil Sidoarjo sudah membuktikan mampu berubah untuk memberikan pelayanan prima kepada warga.
ARISKI PRASETYO HADI
PULUHAN warga duduk di kursi antrean ruang pelayanan kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispendukcapil) Sidoarjo pada Jumat lalu (3/2). Mereka menunggu giliran dipanggil oleh petugas. Beberapa petugas di meja kerja tampak serius mengecek dokumen-dokumen yang diserahkan warga.
Di ruang pelayanan itu, terdapat dua meja pelayanan. Keduanya dipisahkan jalan masuk ke dalam kantor. Sebelah kiri merupakan tempat pengurusan akta kelahiran. Ada tiga petugas yang sedang bekerja. Masing-masing menghadap satu komputer. Sebelah kanan digunakan untuk tempat mengurus warga yang pindah datang. Jumlah petugasnya sama.
Di depan meja pelayanan, terdapat puluhan tempat duduk. Kondisinya sudah penuh terisi. Saking penuhnya, ada sejumlah warga yang tidak kebagian tempat duduk. Mereka terpaksa mencari tempat duduk di luar ruangan tersebut.
Satu di antara puluhan warga yang mengurus surat-surat kependudukan itu adalah Isnaini Siti Marumah. Perempuan asal Sidokare tersebut berencana membuat akta kelahiran untuk anaknya. Dua bulan lalu dia baru melahirkan di RSUD Sidoarjo.
Petugas di meja pelayanan memanggil nama Isnaini. Setelah menyampaikan tujuannya, petugas meminta perempuan berusia 47 tahun itu menyerahkan syarat-syarat pengurusan akta. Yaitu, surat kelahiran dari dokter atau bidan, surat nikah, fotokopi KTP dan KK, serta fotokopi KTP dua orang saksi.
Setelah menerima bekas, petugas langsung memeriksa semua persyaratan tersebut. Tak berselang lama, mungkin hanya lima menit, berkas itu selesai diperiksa. ”Ibu tunggu setengah jam ya. Setelah itu, akta lahir jadi,” ucap Yoyok Mulyadi, petugas pelayanan.
Setengah jam kemudian, Yoyok benar-benar memanggil Isnaini. Dia menyerahkan lembaran berkas aktas lahir. Setelah diterima, Yoyok meminta Isnaini mengecek akta tersebut. Setelah tidak ada kesalahan, ibu dua anak itu lantas pulang dengan hati tenteram.
Pengurusan akta lahir setengah jam itu merupakan inovasi anyar dari dispendukcapil. Awal tahun lalu, temuan tersebut diujicobakan. Hasilnya sudah ratusan akta yang jadi hanya dalam hitungan 30 menit.
Inovasi itu lahir dari tangan dingin Kepala Dispendukcapil Sidoarjo Medi Yulianto. Sejak menjadi pemimpin pada 2012, dinas pembuat akta dan KTP itu dirombak. Tujuannya meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.
Ketika dipercaya menjabat kepala dinas, Medi mengaku langsung membuat gebrakan. Target yang dipasang cukup berat. Yaitu, perbaikan pelayanan yang sesuai dengan ISO 9001:2008. Standar internasional di bidang sistem manajemen mutu itu harus diraih dalam waktu dua tahun. ”Tahun 2015 harus dapat sertifikasi,’’ tegasnya.
Sejumlah perbaikan pun dimulai. Medi mengaku, sasaran pertamanya adalah perbaikan di internal dinas. Kemampuan pegawai diasah lewat pendampingan dan diklat pengembangan SDM. Melalui pelatihan itu, keahlian dan teamwork meningkat. ”Pegawai semakin solid,” ucapnya.
Untuk menjadi solid, tentu diperlukan kedekatan. Caranya, pegawai harus sering-sering rapat koordinasi. Medi mengatakan, dalam satu hari pihaknya bisa mengadakan rapat hingga 2–3 kali. ”Setiap ada komplain langsung rapat, lantas diberi solusi,” tegasnya.
Medi juga memberikan motivasi kepada anak buahnya. Seorang psikolog disewa untuk membenahi mindset karyawan. Tujuannya menanamkan bahwa bekerja di dispendukcapil yang diutamakan adalah pelayanan masyarakat.
Gemblengan keras itu akhirnya membuahkan hasil. Pada 2015, dispendukcapil mulai berubah. Salah satunya membuat ruang pelayanan yang nyaman, luas, dan bersih. Dengan demikian, warga bisa menunggu antrean dengan nyaman. Dahulu, kata Medi, ruang pelayanan dispendukcapil sempit. Maklumlah, mereka harus berbagi dengan karyawan program keluaga harapan (PKH) dari dinas sosial (dinsos).
”Saya bilang Pak Bupati. Akhirnya, kami mendapatkan ruang pelayanan yang luas,” jelas pria kelahiran Surabaya, 15 Juli 1964, itu.
Hasil yang kedua terkait inovasi pengurusan akta hanya dalam waktu setengah jam. Suami Farida Choirunnisa itu mengatakan, ide tersebut tidak lahir dalam sekejap. Namun, melalui pemikiran dan persiapan panjang.
Sebelum ada inovasi tersebut, pemohon bisa menunggu hingga berbulan-bulan untuk mendapatkan satu lembar kertas bertulisan nama. Padahal, akta tersebut sangat dibutuhkan. ”Saya ingin dipercepat,” jelasnya.
Medi akhirnya mengumpulkan karyawan. Dia menggali masukan dari anak buahnya. Ada yang mengusulkan satu hari jadi. Ada yang menghitung akta bisa jadi dalam hitungan bulan. Sebagai uji coba, Medi memilih waktu satu setengah bulan.
Target tersebut bisa dilampaui. Melihat itu berhasil, target dinaikkan menjadi satu bulan. Hasilnya juga baik. Batas waktu pun naik menjadi tiga minggu. Ternyata, petugas masih bisa bekerja dengan baik. ”Melihat itu, kami tingkatkan menjadi 30 menit jadi,” jelas alumnus FISIP Unair itu.
Saat ini, program pengurusan akta yang tuntas setengah jam itu khusus untuk usia 0–2 bulan. Warga yang ingin mendapatkan akta harus datang sendiri. ”Kini yang mengurus setiap hari sekitar 20–30 orang,” jelasnya. Ke depan, Medi berencana meningkatkan pelayanan tersebut. Misalnya, bisa melayani akta lahir anak usia 0–12 tahun, bahkan 0–17 tahun. Dengan begitu, pelayanan akta lahir di Sidoarjo semakin cepat.
Inovasi lain yang tak kalah jempolan adalah pelayanan pindah datang satu hari. Inovasi itu terinspirasi banyaknya pendatang di Sidoarjo. Sebagai kota urban, Sidoarjo diserbu pendatang.
Lagi-lagi, dahulu dibutuhkan waktu 14 hari utnuk mengurus pindah datang. Waktu tersebut bisa bertambah ketika harus mendapatkan tanda tangan dari RT, RW, dan kelurahan. Melihat itu, Medi kembali mengumpulkan karyawannya. ”Saya ingin dipercepat,” tuturnya.
Uji coba kembali diberlakukan. Awalnya seminggu, lantas berjalan tiga hari. Yang terakhir, satu hari. Ada sejumlah syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan surat pindah datang dalam satu hari itu. Di antaranya, surat pengantar dari RT, RW, dan kelurahan. Kalau pindah kota, diperlukan surat dari dispendukcapil setempat. ”Selain itu, pengurus harus datang sendiri,” ucapnya. Dia menambahkan, ada cita-cita yang bakal diwujudkan. Yaitu, pelayanan berbasis teknologi informasi. ”Kami akan terus tingkatkan,” ucapnya. (c6/pri/sep/JPG)