Masyarakat terus menginginkan pelayanan yang cepat dan prima. Instansi-instansi publik pun tertuntut untuk meresponsnya. Belakangan Kecamatan Sukodono membuat sebuah aplikasi bernama Berkas Mlaku Dewe (BMW). Dengan aplikasi itu, warga tidak perlu datang ke kantor kecamatan untuk mengurus administrasi.

ARISKI PRASETYO HADI

SUKODONO merupakan salah satu wilayah kecamatan padat penduduk. Tahun ini jumlah penduduknya mencapai 126.240 jiwa. Selain faktor kelahiran warga, pemicu pertambahan penduduk itu adalah tumbuhnya hunian di kecamatan dengan 19 desa tersebut.

Kepadatan itu terkadang membuat waktu pelayanan cukup lama. Namun, bayangan keruwetan itu kini tidak terlihat. Saat Jawa Pos berkunjung ke kantor Kecamatan Sukodono, di loket pelayanan tidak ada antrean warga.

Hanya ada lima warga yang menunggu. Petugas dengan cekatan melayani warga. Tidak sampai setengah jam, ruang pelayanan itu kembali lengang. Dari ruang pelayanan, beranjak ke ruang Camat Sukodono Mohammad Ainur Rahman.

Awalnya, terbayang banyak berkas yang menumpuk. Namun, saat itu hanya ada dua berkas. Pertama, sebuah map kuning. Isinya laporan dari staf kecamatan. Itu pun hanya satu lembar. Berkas yang lain adalah surat kabar.

Ainur membaca dengan teliti berkas di mejanya. Setelah memastikan tidak ada kesalahan, pria berusia 41 tahun itu membubuhkan paraf. Lantas, surat tersebut dikembalikan ke posisi semula di pinggir meja.

Selang beberapa menit, HP miliknya berdering. Sebuah notifikasi dari aplikasi telegram muncul. Ketika dibuka, ada pengajuan surat keterangan pindah. Agak lama dia melihat dan memeriksanya.

Setelah memastikan tidak ada kesalahan, Ainur lantas menekan tombol setuju. Seketika itu, di layar ponselnya tercetak gambar surat keterangan pindah lengkap dengan cap stempel dan tanda tangan Ainur.

”Ini berkas yang diajukan dari desa, terus saya tanda tangani di sini,” ucapnya. Persetujuan surat pindah itu awalnya memang terlihat aneh. Sebab, berkas tersebut tidak ada di hadapan Ainur.

Biasanya, camat harus meneken seluruh surat pindah. Namun, persetujuan pindah itu diproses dengan ponselnya. Keanehan lain menyangkut keabsahan surat. Tanda tangan dan cap stempel tidak dilakukan langsung.

Ketika salah, lantas siapa yang bertanggung jawab? Lalu, apakah surat itu diakui oleh instansi lain? Pria asli Sumenep itu menjawab, surat pindah datang tersebut diajukan lewat aplikasi.

Ainur menyebutnya Berkas Mlaku Dewe (BMW). Prinsip kerjanya, surat dari desa diajukan ke kecamatan lewat jaringan internet. Petugas cukup membuka aplikasi tersebut. Setelah itu, memilih item pelayanan.

Misalnya, untuk pengurusan pindah datang, petugas mengisi data yang dibutuhkan seperti nama, alamat, dan tempat tujuan pindah. Setelah itu, berkas dikirim kepada kepala desa untuk mendapatkan persetujuan.

Dengan komputer atau ponsel, kepala desa lantas mengecek berkas yang dikirim petugas desa. Satu per satu item dipelototi. Berkas yang sudah selesai dicek dikirim ke HP camat.

”Saya tinggal menyetujui pengajuan itu. Tinggal klik dari HP, surat sudah jadi,” jelasnya. Ketika Ainur memberikan persetujuan, secara otomatis informasi itu langsung terkirim ke komputer desa.

Petugas tinggal mencetak surat tersebut dan menyerahkan kembali kepada warga. ”Prosesnya sangat cepat,” tuturnya. Suami Evi Anita tersebut mengaku, sebenarnya aplikasi BMW dipikirkan sejak tiga tahun lalu.

Ketika itu, Kecamatan Sukodono mulai membangun jaringan internet gratis bagi warga. Layanan tersebut terus berkembang.

Karena pesatnya perkembangan pengguna internet, Ainur memikirkan cara untuk mempermudah pelayanan warga dengan menggunakan jaringan dunia maya itu.

Tidak lama, dibangunlah jaringan intranet. Menghubungkan seluruh desa di Sukodono dengan kecamatan. Tujuannya mempermudah dan mempercepat pelayanan administrasi antara desa dan kecamatan.

Misalnya, dalam pengurusan keperluan administratif. Di antaranya, surat pindah datang, surat keterangan catatan kepolisian (SKCK), serta surat pengantar pembuatan KTP.

Dengan jaringan itu, pelayanan administrasi berjalan dengan cepat. Pada 2013, Sukodono sudah mengurangi penggunaan kertas dalam urusan administrasi.

Kertas hanya digunakan untuk mencetak surat atau keputusan yang sudah mendapat persetujuan dari kepala desa dan camat. ”Kami sudah beralih dengan menggunakan teknologi,” ucapnya.

Melihat perkembangan itu, Ainur belum puas. Sebab, warga tetap wajib datang ke kecamatan untuk mengambil surat-surat tersebut.

Akhir tahun lalu, pria yang tinggal di Perumahan Auri, Jalan Dakota, Lemah Putro, itu mengumpulkan para stafnya. Keluhan tersebut disampaikan kepada petugas kecamatan.

Dia menginginkan ada solusi bagi warga agar tidak perlu datang ke kecamatan untuk mengambil keperluan administrasi. Selain membuang waktu, warga menghabiskan biaya yang tidak sedikit.

Dari rapat tersebut, muncul ide untuk menyederhanakan pelayanan administrasi publik. Berkas surat-menyurat yang disetujui camat bisa langsung dikirim ke kelurahan. Lengkap dengan tanda tangan dan cap stempel.

Ide itu langsung ditindaklanjuti. Ahli IT dari ITS dan Unair pun dikumpulkan. Dia meminta dibangunkan sebuah sistem pelayanan administratif lewat internet yang cepat, mudah, dan setiap tahapannya bisa dilihat.

Sejumlah ahli IT itu lantas bekerja. Mereka melihat pelayanan administratif di setiap kelurahan. Menyerap permintaan warga. Ainur mengatakan, banyak warga yang mengeluhkan pelayanan administratif.

Mereka harus bolak-balik dari desa ke kecamatan. Ada juga yang meminta pelayanan yang prima dan cepat.

Setelah menyerap permintaan warga itu, Ainur mempunyai mimpi warga tidak perlu datang ke kecamatan untuk mengambil atau mengurus berkas. ”Biar berkasnya yang mlaku dewe (jalan sendiri),” terangnya.

Istilah berkas mlaku dewe itu bukan berarti berkas diantar oleh petugas ke rumah warga. Namun, dengan menggunakan jaringan internet, surat administrasi tersebut dikirim ke kelurahan.

”Warga tinggal mengambilnya di kantor desa,” jelasnya. Penelitian sejak awal tahun itu berbuah manis. Awal Oktober, aplikasi BMW rampung. Kecamatan langsung melatih petugas dari 19 desa.

Tujuannya mengenalkan cara pengoperasian aplikasi tersebut. Bimbingan teknis itu berlangsung satu minggu. Untuk menunjang pelayanan di desa, Ainur membangun perangkat internet.

Setiap desa diberi satu set komputer lengkap. ”Anggarannya kami share antara desa dan kecamatan,” katanya. Tidak hanya itu, dia juga bertolak ke Jakarta untuk bertanya ke Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkum HAM).

Ainur menanyakan keabsahan tanda tangan dan stempel elektronik yang ada di surat. ”Ternyata tidak masalah,” ucapnya. Ada tiga tipe pelayanan yang disediakan BMW.

Tipe A adalah berkas yang selesai di desa. Contohnya, pengurusan surat nikah. Selanjutnya, tipe B adalah berkas yang membutuhkan persetujuan camat.

Misalnya, pembuatan SKCK, pindah datang, dan pengantar pembuatan KTP. Untuk tipe C, pelayanan pembayaran izin mendirikan bangunan (IMB).

Awal November, aplikasi itu di-launching. Seluruh desa langsung menerapkan software pelayanan administrasi tersebut. Hasilnya memuaskan.

Ayah empat anak itu mengaku sejak BMW diterapkan, kantor kecamatan mendadak sepi. Tidak ada lagi antrean di meja pelayanan. ”Sekarang setiap hari sepi,” jelasnya.

Keuntungan lain adalah pelayanan berjalan cepat. Dahulu pelayanan pengurusan pindah datang memerlukan satu hari. Jika camat tidak ada di kantor, otomatis waktu semakin panjang karena membutuhkan tanda tangannya.

Kini meski berada di luar Sukodono, Ainur tetap bisa menandatangani surat-surat. ”Cukup buka aplikasi BMW, terus diklik, jadi,” tuturnya.

Ke depan, dia mempunyai mimpi bahwa aplikasi itu bisa terkoneksi dengan seluruh dinas. Misalnya, dinas kependudukan dan catatan sipil (dispendukcapil).

Dengan demikian, ketika ada pengajuan akta lahir, misalnya, warga tidak perlu datang ke kantor dinas bersangkutan. ”Harapan kami seperti itu,” ucapnya. (*/c6/hud/sep/JPG)