Melihat Beragam Inovasi Pelayanan Dispendukcapil Sidoarjo

Siapa bilang birokrasi tidak bisa tampil lebih modern dan cekatan? Dispendukcapil Sidoarjo sudah membuktikan mampu berubah untuk memberikan pelayanan prima kepada warga.

ARISKI PRASETYO HADI

PULUHAN warga duduk di kursi antrean ruang pelayanan kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dispendukcapil) Sidoarjo pada Jumat lalu (3/2). Mereka menunggu giliran dipanggil oleh petugas. Beberapa petugas di meja kerja tampak serius mengecek dokumen-dokumen yang diserahkan warga.

Di ruang pelayanan itu, terdapat dua meja pelayanan. Keduanya dipisahkan jalan masuk ke dalam kantor. Sebelah kiri merupakan tempat pengurusan akta kelahiran. Ada tiga petugas yang sedang bekerja. Masing-masing menghadap satu komputer. Sebelah kanan digunakan untuk tempat mengurus warga yang pindah datang. Jumlah petugasnya sama.

Di depan meja pelayanan, terdapat puluhan tempat duduk. Kondisinya sudah penuh terisi. Saking penuhnya, ada sejumlah warga yang tidak kebagian tempat duduk. Mereka terpaksa mencari tempat duduk di luar ruangan tersebut.

Satu di antara puluhan warga yang mengurus surat-surat kependudukan itu adalah Isnaini Siti Marumah. Perempuan asal Sidokare tersebut berencana membuat akta kelahiran untuk anaknya. Dua bulan lalu dia baru melahirkan di RSUD Sidoarjo.

Petugas di meja pelayanan memanggil nama Isnaini. Setelah menyampaikan tujuannya, petugas meminta perempuan berusia 47 tahun itu menyerahkan syarat-syarat pengurusan akta. Yaitu, surat kelahiran dari dokter atau bidan, surat nikah, fotokopi KTP dan KK, serta fotokopi KTP dua orang saksi.

Setelah menerima bekas, petugas langsung memeriksa semua persyaratan tersebut. Tak berselang lama, mungkin hanya lima menit, berkas itu selesai diperiksa. ”Ibu tunggu setengah jam ya. Setelah itu, akta lahir jadi,” ucap Yoyok Mulyadi, petugas pelayanan.

Setengah jam kemudian, Yoyok benar-benar memanggil Isnaini. Dia menyerahkan lembaran berkas aktas lahir. Setelah diterima, Yoyok meminta Isnaini mengecek akta tersebut. Setelah tidak ada kesalahan, ibu dua anak itu lantas pulang dengan hati tenteram.

Pengurusan akta lahir setengah jam itu merupakan inovasi anyar dari dispendukcapil. Awal tahun lalu, temuan tersebut diujicobakan. Hasilnya sudah ratusan akta yang jadi hanya dalam hitungan 30 menit.

Inovasi itu lahir dari tangan dingin Kepala Dispendukcapil Sidoarjo Medi Yulianto. Sejak menjadi pemimpin pada 2012, dinas pembuat akta dan KTP itu dirombak. Tujuannya meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

Ketika dipercaya menjabat kepala dinas, Medi mengaku langsung membuat gebrakan. Target yang dipasang cukup berat. Yaitu, perbaikan pelayanan yang sesuai dengan ISO 9001:2008. Standar internasional di bidang sistem manajemen mutu itu harus diraih dalam waktu dua tahun. ”Tahun 2015 harus dapat sertifikasi,’’ tegasnya.

Sejumlah perbaikan pun dimulai. Medi mengaku, sasaran pertamanya adalah perbaikan di internal dinas. Kemampuan pegawai diasah lewat pendampingan dan diklat pengembangan SDM. Melalui pelatihan itu, keahlian dan teamwork meningkat. ”Pegawai semakin solid,” ucapnya.

Untuk menjadi solid, tentu diperlukan kedekatan. Caranya, pegawai harus sering-sering rapat koordinasi. Medi mengatakan, dalam satu hari pihaknya bisa mengadakan rapat hingga 2–3 kali. ”Setiap ada komplain langsung rapat, lantas diberi solusi,” tegasnya.

Medi juga memberikan motivasi kepada anak buahnya. Seorang psikolog disewa untuk membenahi mindset karyawan. Tujuannya menanamkan bahwa bekerja di dispendukcapil yang diutamakan adalah pelayanan masyarakat.